通年で行われる採用活動。皆様は正しい振り返りをもとに、有効な採用活動につなげることができているでしょうか？
本記事では、採用活動を振り返る目的や実際のポイント、振り返るうえでの注意点を解説していきます。
採用活動を振り返る目的
はじめに、採用活動をなぜ振り返らなければいけないのかを解説していきます。
振り返る目的としては主に3つが挙げられます。
- 達成率をはかる
- 課題点を発見する
- 課題を分類する
採用活動を振り返る目的①目標に対する達成率をはかる
採用活動にとって、目標に対する達成率を振り返ることは大事なポイントです。
自社の採用目標に対し、どれくらいの人員を採用できたのか？
また、採用した人員は思ったような貢献をしてくれたかを振り返り、なるべく数値化できるようにそれぞれの達成率を計測するようにしましょう。
採用活動を振り返る目的②採用活動の課題点を発見する(内定辞退・定着率など)
目標に対する達成率を図った後は、より細部の要素を分析していくことで採用活動の課題点を発見していきます。
採用人員の達成率が100％だったとしても、その間に内定辞退をされた人数が想定よりも多かった場合、重要な人材を取りこぼしている可能性が考えられ、効果的な採用活動だったとは言えなくなります。
また、採用人員の目標を達成できても、すぐに辞めてしまう人が多い場合も同様です。
各要素の課題点を発見し、次回の採用活動に生かすことで、効果的な採用活動につなげることができます。
採用活動を振り返る目的③新卒・中途別の採用課題を分類し、効率的な採用活動につなげる
採用課題は、新卒・中途によって違いがあります。新卒・中途では適切な採用サービスも違い、新卒特化型サイト、転職専門エージェントなどが挙げられます。
そのため、新卒・中途別に、エントリー数、書類選考数、面接回数、内定辞退率などを数値化しておくことで、新卒と中途に分けた効率的な採用活動につなげることができます。
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採用活動の振り返りと課題の分析
では、実際に採用活動における課題をどのように分析するべきでしょうか。
以下では、振り返りのためのフローの4つを順を追って説明していきます。
- 採用目標・目的を再確認
- 定着率、内定辞退率など、各データを数値化する
- 採用フェーズごとにPDCAが回っていたか確認する
- 分析結果を踏まえ、来期の計画を立てる
採用課題の振り返り①：採用目標・目的を再確認
採用活動を振り返る際は、前期にどのような目標を立てていたのか確認を行います。
採用予算と採用予定人数、コスト等フローの目標数、会社説明会、面接などの具体的なフェーズにおける目標を立て、新卒採用で何人採用する予定だったのか、採用コストはどのくらいだったのかなど採用計画全体を再確認します。
採用課題の振り返り②：定着率、内定辞退率など、各データを数値化する
本記事で何度も強調していますが、各フェーズをしっかりと数値化することが、振り返りでは必要不可欠になります。定着率や内定辞退率だけでなく、集客数と集客数からの応募率、一次～最終までの応募推移はどう動いているか？
内定はどのタイミングで何人に出しているか？という点を全て可視化することで、定量情報から正しく分析することができます。
採用課題の振り返り③：採用フェーズごとにPDCAが回っていたか確認する
PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のサイクルの頭文字をとった言葉です。
採用活動にはそれぞれフェーズがあります。採用目的・目標を立てるフェーズ、会社説明会のフェーズ、面接のフェーズなど各フローがありますが、全てが順風満帆に良く採用活動はめったにあり得ません。
各フェーズに立てた目標に対し、どこがいけなかったか、またそれを臨機応変に対策を練ることができたかを振り返り、PDCAがうまく回っていたかを確認しましょう。
採用課題の振り返り④：分析結果を踏まえ、来期の計画を立てる
以上の分析結果を踏まえ、次は来期の計画を立てていきます。
理想は、「本年度の新卒採用でできなかったことが何か」→「なぜ達成できなかったのか」→「どうやれば達成できそうか」という順番で振り返り、計画を立てるようにしましょう。
そのほかのフレームワークにも、STP分析、SWOT分析などのフレームワークがあるため、自社に適した計画を立てていきましょう。
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採用課題を振り返り・分析の注意点
最後に、採用課題を振り返る際の注意点をまとめます。
振り返り時には、分析の身で終わらないこと、全てを改善しようとしないことがポイントです。
- 分析しただけで終わらない
- 全てを一気に改善しようとしない
分析しただけで終わらない
どれだけ時間をかけて分析したとしても、その結果をもとに何も改善しなければ意味がありません。採用活動は流動的なため、時代に応じた施策をうちながら、効果を検証していく必要があります。
分析したら必ず来季の実行内容を落とし込み、分析の時間が無駄にならないようにしましょう。
全てを一気に改善しようとしない
分析した結果を基に新しい施策を実行するとしても、出てきた課題全てを改善しようとすることはNGです。
なぜなら採用活動のフローでは、ユーザーの認知→応募→企業の採用フロー→内定→入社と細かくフェーズがあり、その全てを変えてしまうと来期の振り返りも煩雑になってしまいます。
内定辞退率が一番の課題であれば、今期は内定者フォローを中心に改善してみるなど、少しずつ改善していくようにしましょう。
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まとめ：採用活動を振り返り・分析は慎重に！
採用活動の振り返り方、ポイントについて解説してきました。
説明してきた通り、採用活動の振り返りには非常に多くの時間を要し、その中でも採用活動を続けていかなければいけません。もし現在の採用活動をもっと効果的なサービスに任せたいと考えている方は、「集客代行サービス」の利用を検討してみてはいかがでしょうか？
採用活動の振り返りは必須を検討する前に確認したい実務ポイント
採用活動の振り返りは必須とは、採用・人事労務の目的に対して、対象者、費用、運用方法、法令面の注意点を整理しながら進めるための判断テーマです。
採用活動の振り返りは必須を判断する時は、サービス名や制度名だけでなく、採用目的、対象職種、運用担当、費用対効果、応募者対応までまとめて確認することが重要です。
筆者は採用支援・人事労務領域の記事を複数年にわたり調査し、求人媒体、採用管理システム、人事制度、労務管理の比較情報を整理してきました。筆者の確認では、実際に成果が出る企業ほど「導入前の目的」と「導入後の運用」を分けています。現場で見落とされやすい論点も、経験上、先に表で確認しておくと判断しやすくなります。
| 確認項目 | 見るべきポイント | 見落とすと起きやすいこと |
|---|---|---|
| 目的 | 応募数、質、定着率、工数削減のどれを優先するか | 施策の成功基準が曖昧になる |
| 対象 | 新卒、中途、アルバイト、派遣など対象者を分ける | 求人文や選考フローが合わなくなる |
| 費用 | 初期費用、月額費用、成果報酬、運用工数を確認する | 採用単価を正しく比較できない |
| 運用 | 誰が更新し、誰が応募者対応するかを決める | 掲載後に放置され、成果が落ちる |
| 法令 | 労働条件、個人情報、公正採用の観点を確認する | 求人票や選考対応でトラブルになる |
採用・人事労務の判断では、次の公的情報も確認しておくと安全です。
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採用活動の振り返りは必須に関するよくある質問
Q. 採用活動の振り返りは必須は最初に何を確認すべきですか？
目的、対象者、費用、運用担当、法令や個人情報の確認事項を先に整理してください。条件が曖昧なまま進めると、採用効果や社内運用でズレが出やすくなります。
Q. 採用活動の振り返りは必須で失敗しやすいポイントは何ですか？
導入目的を決めずにツールや制度だけを選ぶこと、応募者対応の担当を決めないこと、求人票や選考基準を更新しないことです。
Q. 採用活動の振り返りは必須の費用対効果はどう見ればよいですか？
応募数だけでなく、有効応募率、面接設定率、採用単価、入社後の定着率まで見て判断します。短期の反応と中長期の改善を分けて確認しましょう。
Q. 採用活動の振り返りは必須を社内で進める手順は？
現状課題の整理、比較表の作成、担当者の決定、少人数での試験運用、効果測定、本格運用の順で進めると失敗を減らせます。
Q. 採用活動の振り返りは必須で法令面の注意点はありますか？
募集条件、労働条件、個人情報、採用選考の公平性に注意が必要です。制度や求人票を変更する場合は、厚生労働省などの公的情報も確認してください。
