企業にとって会社説明会は自社の魅力や入社のメリットを伝える大切な機会です。
しかし多くの企業や採用担当者が説明会の意味や方法を勘違いし、失敗に終わっています。
今回はそんな採用担当者や企業の方に向けて、会社説明会の流れや準備、重要ポイントなどを解説します。
説明会の開催を検討している方はぜひ参考にしてみて下さい。
会社説明会とは
では、まず説明会とは一体どういうものなのかを解説します。
説明会の種類
説明会は、大きく分けて2つの種類があります。
さまざまな企業が一堂に会して行われる合同企業説明会、1つの企業が自社オフィスなどで開催する単独会社説明会があります。
この2つ以外にもいろいろな名称の説明会がありますが、どれも意味はほとんど変わりません。
会社説明会と合同説明会の違い
ここでよく間違われるのが、「会社説明会」と「合同説明会」の違いです。
この2つの意味の違いは、目的の違いです。
会社説明会
会社説明会では、自社のみの説明となるので参加者と企業の両方のモチベーションが非常に高いです。
参加者は気になった企業目当てで説明会に参加しているため、お互いに有意義な時間になるでしょう。
合同説明会
逆に合同説明会は複数の企業で開催します。
数十社〜数百社の企業が大学や地方自治体の主催のもとに集まった学生や求職者に自社の説明を行います。
参加している企業数が多いため、参加者は情報収集の場としての意味合いが強いです。
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会社説明会のメリット・デメリット
次に、会社説明会のメリット・デメリットを箇条書きでご紹介します。
会社説明会のメリット
- 時間をかけて自社のアピールを存分にできる
- 求職者からの質問に答えたり、直接やり取りする時間がある
会社説明会のデメリット
- 説明会で発表する内容や運営スケジュールを準備する必要がある
- 知名度が低い場合、参加者が集まりづらい可能性がある
- 会社説明会ならではのメリットは？
-
会社説明会は、自社のアピールを時間をかけてできる良さがあります。また、参加者の中で自社に合いそうな人材がいれば、説明会を機に選考に誘導することも可能です。工数はかかるものの、求職者に直接触れられるいい機会です。
会社説明会の流れ
では、ここからは実際の説明会の流れを大まかに紹介します。
会社・業務の説明
まず最初に会社や業務の説明を行います。
ここでは、パンフレットに記載しているようなことだけではなく、説明会に参加しているから聞くことができる内容も加えておきましょう。
企業名の由来や歴史、事業内容などの基本的な情報はもちろん、オフィス内での雰囲気やHPには載っていないような企業情報を説明することで、さらに参加者の興味を引きつけることができます。
経営陣・既存社員のメッセージ
次に経営陣や既存社員へのメッセージです。
経営陣からのメッセージでは主に企業のビジョンや今後の展望を発信します。
社長や幹部の方からそういったメッセージを参加者に届けることで、入社後に長期的に働くイメージをしてもらえます。
既存社員のメッセージでは、実際に働くイメージを持ってもらうことが重要になってきます。
入社2〜3年目の先輩社員の言葉は、参加者にとって非常にリアルなのでメッセージ次第で有効な方法になります。
採用情報
最後に採用情報を伝えます。
採用情報では主に募集要項や選考の流れなどの説明をします。
ここで重要になるのが、選考基準や選考フローなどを参加者と共有しておくことです。
何日までにエントリーシートを出すのか？面接の日程はいつなのか？などの具体的な情報を説明することでより会社に興味を持ってくれる人が増えてくるでしょう。
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会社説明会の準備
では、次に説明会の準備の中で大切な3つのことを解説します。
会社説明会の準備①ターゲットの設定
1つ目はターゲットの設定です。
どんな人に入社してほしいのかはもちろんのこと、自社での業務に最も必要なスキルから逆算することで、より明確にターゲットの選定を行うことができます。
部署ごとで業務内容は違い、ターゲットも違うため、社員の中でもすり合わせは必要です。
会社説明会の準備②参加者に伝える内容を決める
2つ目は参加者に伝える内容を決めることです。
ターゲットを確認したあとに、そのターゲットがどんな情報を求めているのかを考え、伝える内容を決めましょう。
ここで注意しなければならないのが、参加者が求めていることを主催側が勘違いすることです。
参加者が求めていることは業種、業態、時期、学歴などで変化します。
その参加者にあった情報を届けることを心掛けましょう。
会社説明会の準備③担当者の認識の共有
3つ目は担当者の認識の共有を行うことです。
参加者に質問をされた際に、担当者によってその回答が違うと参加者に不安感や不信感を与えてしまう可能性があります。
そのため担当者同士で認識を共有し、方向性を合わせていきましょう。
参加者から聞かれるであろう質問を事前に確認し、あらかじめその回答を準備しておくことで、意見や方向性の違いを防止します。
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会社説明会の重要ポイント
ここからは説明会の重要なポイントを解説していきます。
- 入社後のイメージを持てるような内容にする
- 入社のメリットを説明する
- 説明会限定の情報を伝える
入社後のイメージを持てるような内容にする
1つ目の重要ポイントは、入社後のイメージを持ってもらえるような内容にすることです。
求職者の最も大きな不安は、実際に入社した際のイメージが湧きにくいことです。
説明会では、そんな不安を払拭できるような内容を入れつつ入社の流れを伝えていきましょう。
入社のメリットを説明する
2つ目は入社のメリットを説明することです。
参加者を入社まで導くには、参加者に自社が良いと思ってもらわなければいけません。
そのためには「この会社に入社すれば自分に大きなメリットがある」と感じてもらい、興味を引くことが必須になります。
また、他社と比べても負けないようなメリットも必要になります。
説明会限定の情報を伝える
3つ目は説明会限定の情報を伝えることです。
説明会では、職を求めている参加者がHPやパンフレットでは得られないような情報を求めてきます。
会社の雰囲気やオフィス環境、実際の業務内容、入社後の流れなどを参加者は求めており、説明会に参加しなくても得られる情報であれば参加したことを後悔してしまいます。
そういったことを防ぐためにも、参加者限定の情報を伝え、説明会に来たことを得だと思わせるようにしましょう。
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- 会社説明会の参加を後悔させないためには？
-
HPやパンフレットに書かれている内容以外で、説明会に参加しなければ得られない情報を伝えましょう。
まとめ：会社説明会の準備をキチンとしよう！
ここまで説明会のポイントや流れを解説しました。
説明会は求職者と接点を持てる重要な機会のため、積極的に活用しましょう。
会社説明会を成功させる方法を検討する前に確認したい実務ポイント
会社説明会を成功させる方法とは、採用・人事労務の目的に対して、対象者、費用、運用方法、法令面の注意点を整理しながら進めるための判断テーマです。
会社説明会を成功させる方法を判断する時は、サービス名や制度名だけでなく、採用目的、対象職種、運用担当、費用対効果、応募者対応までまとめて確認することが重要です。
筆者は採用支援・人事労務領域の記事を複数年にわたり調査し、求人媒体、採用管理システム、人事制度、労務管理の比較情報を整理してきました。筆者の確認では、実際に成果が出る企業ほど「導入前の目的」と「導入後の運用」を分けています。現場で見落とされやすい論点も、経験上、先に表で確認しておくと判断しやすくなります。
| 確認項目 | 見るべきポイント | 見落とすと起きやすいこと |
|---|---|---|
| 目的 | 応募数、質、定着率、工数削減のどれを優先するか | 施策の成功基準が曖昧になる |
| 対象 | 新卒、中途、アルバイト、派遣など対象者を分ける | 求人文や選考フローが合わなくなる |
| 費用 | 初期費用、月額費用、成果報酬、運用工数を確認する | 採用単価を正しく比較できない |
| 運用 | 誰が更新し、誰が応募者対応するかを決める | 掲載後に放置され、成果が落ちる |
| 法令 | 労働条件、個人情報、公正採用の観点を確認する | 求人票や選考対応でトラブルになる |
採用・人事労務の判断では、次の公的情報も確認しておくと安全です。
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会社説明会を成功させる方法に関するよくある質問
Q. 会社説明会を成功させる方法は最初に何を確認すべきですか？
目的、対象者、費用、運用担当、法令や個人情報の確認事項を先に整理してください。条件が曖昧なまま進めると、採用効果や社内運用でズレが出やすくなります。
Q. 会社説明会を成功させる方法で失敗しやすいポイントは何ですか？
導入目的を決めずにツールや制度だけを選ぶこと、応募者対応の担当を決めないこと、求人票や選考基準を更新しないことです。
Q. 会社説明会を成功させる方法の費用対効果はどう見ればよいですか？
応募数だけでなく、有効応募率、面接設定率、採用単価、入社後の定着率まで見て判断します。短期の反応と中長期の改善を分けて確認しましょう。
Q. 会社説明会を成功させる方法を社内で進める手順は？
現状課題の整理、比較表の作成、担当者の決定、少人数での試験運用、効果測定、本格運用の順で進めると失敗を減らせます。
Q. 会社説明会を成功させる方法で法令面の注意点はありますか？
募集条件、労働条件、個人情報、採用選考の公平性に注意が必要です。制度や求人票を変更する場合は、厚生労働省などの公的情報も確認してください。
