採用担当者の方は、採用と内定の違いを説明できますか？
できなければ、今後大きなトラブルになりかねません。
「採用」と「内定」は同じ意味で使われることが多いですが、ここには明確な差があります。
この記事では採用と内定の違いや、その違いを理解していないことによって起こりえるトラブルを紹介します。
採用担当者の方はぜひ参考にしてみて下さい。
採用と内定の違い
まずは採用と内定の違いを解説していきます。
採用の意味
「採用」とは、求職者が予定の選考を全て通過した状態のことをいいます。
この状態は、企業側の選考に合格した状態であり、求職者の入社が決まっているわけではありません。
つまり、この状態は企業側が一方的に雇用の意思を示しているだけです。
そして、この後に労働条件などの確認を行い、それに合意してはじめて入社ということになります。
すなわち採用とは「労働契約が締結される前の状態」のことです。
内定の意味
「内定」とは、企業側の選考に通過した求職者と企業の間で労働契約を結んだ状態のことをいいます。
この状態で企業側が一方的に内定を取り消すようなことがあれば、訴訟問題に発展することもあるので十分注意しましょう。
内々定の意味
採用と内定の他に「内々定」という言葉も存在します。
内々定とは「内定が内々に決まっているという状態です。
ですが、「内定」と「内々定」の2つの意味は大して変わりません。
違いとしては、内定は書面で通知が行われるのに対し、内々定は口頭で通知が行われることです。
また、内定は正式な合格通知であるのに対し、内々定は取り消しや変更の可能性があるという違いもあります。
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採用通知書と内定通知書の違い
では次に採用通知書と内定通知書の違いを解説していきます。
採用通知書とは
採用通知書とは、採用の決定を求職者に知らせる通知書類のことです。
採用面接を終えて、企業が求職者を採用すると決めた際に採用の意思があると通知する書類です。
また求職者が面接を受けた企業に対して入社意思があるかどうかは別として、企業が採用意思を一方的に通知するものであるため、企業が求職者に対して法的な拘束力は持ちません。
内定通知書とは
内定通知書とは、内定の決定を知らせる通知書類のことです。
採用通知書との違いは、採用通知書は企業が「採用の決定」を通知するものに対して、内定通知書は求職者の「入社の意思」が確認後に際に発行します。
また、内定通知書には労働契約を締結する効果があるため採用通知書とは違い、法的な拘束力があります。
ここでいう「法的な拘束力」とは、企業は求職者に対して容易に内定を取り消せないというものです。
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採用・内定の違いで起きるトラブル
では、ここからは採用・内定に関する求職職とのトラブル事例を紹介します。
内定取り消し
まず1つ目は内定の取り消しでのトラブルです。
内定というのは、法律的に「始期付解約権留保付労働契約」と言われており、労働契約に当たります。つまり、通常の労働者と同じ立場ということになります。
そのため内定の一方的な取り下げは労働者の不当解雇と同義なので、解雇権濫用法理の規制（労働基準法）の適用によって厳しく罰せられます。
労働条件の認識の相違
２つ目は労働条件の認識の相違によって起こるトラブルです。
採用した後に、応募した求人情報と実際の労働条件が異なっているなどの理由で企業と従業員が認識の違いでトラブルになるケースは少なくありません。
さらに想定していた勤務地と違うことや、業務内容が聞いていたことと違うなどが起こると訴訟にもなりかねません。
これは事前に行っていた労働契約書の確認を怠ったことで起こる確率が高まるので、口頭だけではなく必ず書面で証拠を残すようにしましょう。
内定の辞退
３つ目は求職者側の内定の辞退です。
これはあまり大きなトラブルになることはありませんが、企業側からすると最も避けたいケースでしょう。
一度、内定を出して入社を決めた人が、入社日のギリギリで他社に流れるのは精神的にもコスト的にもダメージが大きいです。
内定の辞退の理由のほとんどが「もともと第一志望ではなかった」というものなので、解決策は自社の魅力を向上させること以外にはほとんどありません。
内定辞退者があまりにも多い場合は、まずは他社にはない自社の魅力を確認してみましょう。
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- 採用・内定に関する求職職とのトラブルを未然に防ぐためには？
-
認識の相違を防ぐために、労働契約書の確認を口頭だけではなく書面で証拠を残しておきましょう。また、入社前の内定辞退を防ぐためにも、内定後の意思確認を行ったり、自社の魅力を継続的に伝えたりしましょう。
採用・内定を通知する際の注意点
ここからは採用・内定通知を行う際の注意点を解説します。
- 書面で通知する
- 内定辞退を防止する
- 面接後の１週間以内に通知する
書面で通知する
１つ目は書面で通知することです。
これは実際の紙でも、オンラインのPDFなどでもかまいません。
重要なのは「形に残すこと」です。
上記で解説したとおり、採用通知や採用通知の違いは分かりにくく、さらに口頭では正式なものなのか分かりません。
そのため、採用を決めるタイミングと内定を決めるタイミングでの書類通知は必ず行いましょう。
内定辞退を防止する
２つ目は内定辞退を防止することです。
もし本当に優秀な求職者であり、必ず入社させたいのであれば、すぐに内定通知書を出し、その求職者に熱意を伝えましょう。
また求職者に選んでもらうのを待つのではなく、こちらから積極的にコミュニケーションを図るのも良い方法です。
そういった細かい施策が求職者が一緒に働きたいと思える企業になる方法でもあります。
面接後の1週間以内に通知する
３つ目は面接後の１週間以内に通知することです。
求職者は基本的に複数の企業に応募を行い、面接まで到達しています。
そのため、ほとんどの場合はどの企業に入社するかの比較になります。
その対策として最も有効なのが「対応の早さ」です。
自社の面接後にすぐ採用通知を出すことで、他社との比較時間を短くし、さらに強い印象を求職者に与えることができます。
面接後はできるだけすぐに通知を行い、連絡もこまめに送るようにしましょう。
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採用・内定通知書に記載すべきこと
見事合格した方に企業より提出する「採用通知書」「内定通知書」。主に書面で渡すケースが多いでしょう。では一体、どんなことを記載すればよいのでしょうか？ここでは、通知書に記載すべき内容をご紹介します。
採用・内定通知書に記載すべきこと
- 採用が正式決定した旨の通知
- 入社予定日
- 内定を取り消す場合の事由
なお、通知書を送る前にはまずメールで選考結果のご連絡をするケースが多いでしょう。メールの文面には、以下の点を押さえて書くとよいでしょう。
選考結果のお知らせメールに記載すべきこと
- 面接の御礼と、選考結果のお知らせ
- 郵送書類の内訳について（例：採用通知書、入社承諾書、入社誓約書 等）
- 書類の提出期日
- 注意事項
- 今後のスケジュール
これらの準備を整えたら、内定者宛に必要書類を手配・郵送しましょう。
内定者は、内定を承諾した旨の承諾書を本人サイン入りで返送する形式が一般的です。
採用・内定を取り消す方法
企業から求職者に対して採用・内定を取り消すことは基本的にできません。
特に内定の取り消しはトラブルや法的措置などの危険性もあるので、十分注意してください。
その中で内定の取り消しができるのは下記のケースです。
内定者側の問題での取り消し
1つ目は内定者側で問題が発覚した場合の取り消しです。
例えば、
- 内定者の健康状態が悪くなり業務が難しくなった
- 予定通り卒業ができなかった
- SNSなどで不適切な発信を行った
- 提出書類の不備および虚偽
- 犯罪行為を行った
などです。
上記のケースであれば採用・内定の取り消しが行えます。
企業都合の取り消し
2つ目が企業側からの採用・内定の取り消しです。
企業側の都合による採用・内定の取り消しは原則として整理解雇の要件を満たした時のみです。
- 人員削減の必要性があった
- 社員との協議を行った
- 解雇を回避するために手を尽くした
- 合理的に解雇対象者の人選を決めた
上記の要件を解雇の30日前までに予告をすることで取り消しを行うことができます。
もしそういった場合は弁護士などの労働契約のプロに相談してください。
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まとめ：採用と内定の違いをキチンと理解しよう！
ここまで採用と内定の違いやトラブルを解説しました。
この違いをキチンと理解することで、求職者への対応も変わります。トラブルを避け、求職者に対して真摯に対応することを心掛けましょう。
