採用の連絡方法で内定辞退を防ぐことができます。
採用活動において、合格・不合格関係なく必ず行わなければいけないのが「採用合否の連絡」です。
合格の通知はやり方によっては、内定後の辞退を防ぐ効果があり、採用活動を最適化する可能性があります。
不合格通知においても、自社のブランディングを損なわないためにも重要になってきます。
この記事では採用連絡の方法やポイントを解説していきます。
採用通知・連絡の電話のポイント
まずは採用連絡のタイミングとポイントを紹介します。
- 電話で行う
- 面接から３営業日以内に電話
- 午前中が望ましい
採用通知・連絡の電話のポイント①電話で行う
採用連絡は必ず電話で行ってください。
電話で内定報告を行うことで、応募者がその場で入社を決めてくれる可能性があります。さらに入社後の流れや、書類の確認などの説明が口頭の方が伝えやすいというメリットもあります。
内定の喜びが冷めないうちに、企業側が「あなたと働きたい」という意思を伝えましょう。
採用通知・連絡の電話のポイント②面接から３営業日以内に電話
採用連絡は面接から最低でも3営業日以内で行うようにしましょう。
面接から通知の電話をするまでが短ければ短いほど良いといえます。
なぜかというと、応募者がその間に他の求人に応募したり、他社の内定に承諾してしまう危険性があるからです。
採用通知・連絡の電話のポイント③午前中が望ましい
採用通知はできるだけ午前中に送りましょう。
授業や仕事が始まっている日中などは応募者に連絡が繋がりにくいです。
そのため優秀な人材ほど早く連絡するようにしましょう。
必ず採用したい応募者は面接後すぐに連絡をしても構いません。
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採用通知・連絡時の電話の会話例
ここで基本的な採用連絡のトークスクリプトを紹介します。
これは一例ですので、ここから自社用にアレンジして使用してください。
| 〇〇株式会社の〇〇と申します。 （応募者）様のお電話でよろしいでしょうか。 はい。 （応募者）様、ただ今、お時間よろしいでしょうか？ はい。大丈夫です。 ありがとうございます。 先日は、当社の採用面接にお越しいただきありがとうございました。 厳選なる審査の結果（応募者）様を正社員としてお迎えしたく、ご連絡させていただきました。 ※ここで応募者の評価のポイントを伝えてあげると効果的です。 ありがとうございます。 早速ですが、本日付けで書類を発送させていただきましたので、内容をご確認のうえ〇月〇日の入社日に提出をお願い致します。 承知いたしました。 ありがとうございます。 その他にご不明点などありましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。 社員一同（応募者）様と一緒に働くことを楽しみにしておりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 本日はお忙しいところありがとうございました。では、失礼いたします。 |
内定の電話連絡での３つの重要ポイント
では、ここから採用連絡を行う際の３つの重要なポイントを解説します。
これを意識するだけで、すぐにでも内定辞退を防げる可能性が高まります。
ぜひ参考にしてみて下さい。
- まずは感謝を伝える
- 応募者の都合に配慮し電話する
- 採用後の流れを伝える
まずは感謝を伝える
採用連絡をする際は、まず応募者に感謝を伝えてください。
面接後の最初の電話は非常に重要で、一言目はさらに重要です。
なぜなら、応募者はまだ面接官しか企業側の人間にあったことがなく、内定の連絡をもらっても実感が湧きにくいからです。
そこで電話の一言目で感謝やお礼の言葉をかけることで、一気に人間味が出て、さらに内定辞退の可能性を下げることができます。
感謝の内容は、面接に来てくれたことや電話に出てくれたことなど、なんでも良いです。
応募者に感謝を伝えて、人間味を感じてもらうことが一番重要なのです。
応募者の都合に配慮し電話する
採用連絡の際は応募者の都合にできるだけ合わせるようにしましょう。
例えば、連絡の時間です。
面接の際に「お電話が繋がりやすい時間帯は何時頃でしょうか？」と一言ことわりを入れておくだけで、応募者の企業に対する信頼度や好感度はかなり向上します。
少しの気遣いや心がけで大きな成果を得られるので、すぐに試してみて下さい。
採用後の流れを伝える
採用連絡の際に、採用後の流れを簡単に伝えておきましょう。
採用後にどんな流れで入社になるのかや、スケジュールなどを把握していないと応募者は非常に不安になります。
そんな不安を取り除くためにも、内定から採用までの簡単な流れは電話で伝えるようにしましょう。
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- 効果的な内定電話をするためのポイントは？
-
まずは応募者に、面接に参加してくれたことへの感謝の意を伝えましょう。また、今後入社までの流れもその場できちんと説明しましょう。気をつけたいことは、応募者が電話に出やすい時間帯を狙って電話をかけることです。逆に電話を取りづらい時間ばかりかけてしまうと、マイナスイメージを持たれてしまう可能性があります。
入社率が向上する採用電話テクニック
せっかく内定を出したのに入社しなければ今までの採用活動が無駄になってしまいます。
そのため内定通知の電話は非常に重要です。
ここからは採用電話の際に、入社率を高めるテクニックを紹介します。
- 他社の選考状況を聞く
- 共に働きたい旨を伝える
- 求職者の意思を尊重する
他社の選考状況を聞く
1つ目のテクニックは他社の選考状況を聞くことです。
入社への高さを聞き出すことで、今後どのうような対応をすればいいかが変わってきますので、まずはそれとなく確認しましょう。
自社への入社意欲によって対策や対応も変えることで、さらに入社率をUPできます。
| 入社意欲 | 対応 |
|---|---|
| 自社への意欲が高い | 入社日をできるだけ早くし、難しいなら社内見学などを行う。 |
| 迷っている | 何で迷っているかを聞き出し、交渉を行う。 |
| 自社への意欲は低い | 自社があなたを求めていることを強調する。（無理強いはNG） |
共に働きたい旨を伝える
2つ目は共に働きたい旨を伝えることです。
求職者が入社する上で最も気にかけていることは「入社後に自分がその会社でやっていけるのか？」です。
その不安を払拭するには、給与や待遇も大事ですが、一緒に働きたいと思える人であるということが重要です。
そのため、会社ではなく個人として共に働きたいということを伝えると非常に効果的です。
求職者の意思を尊重する
3つ目は求職者の意思を尊重することです。
求職者は、転職という人生の大きな分岐点にいます。
そんな人に自社の都合や一方的な考え方を伝えると、入社をしたいと思わなくなってしまいます。
求職者に寄り添い、もし入社しなかったとしても「良い会社だったな」と思われるようにしましょう。
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内定辞退を防ぐコミュニケーション
内定を伝えたからといって、必ずしも入社が確定したわけではありません。
求職者は転職活動で複数選考を受けている場合がほとんどです。そのため、状況によっては内定をもらった別の企業に流れてしまう可能性があります。もしくは、内定後のコミュニケーションに問題を感じて辞退するケースも考えられます。
ここでは、内定辞退を未然に防ぐための効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
- フィードバックをする
- 接触頻度を多くする
- 企業に関する情報を多く提示する
- 将来的な期待感を示す
- 企業の将来像を共有する
フィードバックをする
面接での評価をフィードバックしてあげると、コミュニケーションの活性化につながります。もちろん、ネガティブなフィードバックばかりだと逆に離れてしまうため、ポジティブなフィードバックを積極的に行いましょう。自分の為になるようなフィードバックをしてくれる場所は、成長できる場所、つまり適切な進路であると理解してもらえます。
接触頻度を多くする
接触頻度が多くなると、信頼関係が生まれやすくなります。
社員向けに企画されているイベントや飲み会なども含めて、内定者が参加しても良いものは積極的に誘致してみましょう。なお、必須参加ではなくフランクに誘ったほうが、気軽に参加してもらえるためよいでしょう。
企業に関する情報を多く提示する
企業情報は、なるべく多く提示するようにしましょう。選考中だけでなく、内定後も発信し続けることが重要です。
将来的な期待感を示す
内定者に対して、どんなことを期待しているのか伝えてあげましょう。
重要なポイントは、内定者への通り一遍な期待ではなく、その人自身が持つ特性をきちんと理解し、それに期待感を乗せてあげることです。なるべく個別で伝えるようにしましょう。
企業の将来像を共有する
積極的に企業の将来像をお話しましょう。明るい希望があって活気のある将来像は、きちんと前を向いて前進していくための大きな原動力となります。
一次面接通過や不採用通知の連絡方法
次に一次面接通過の連絡や、不採用だった際の連絡方法を解説していきます。
面接への通過連絡の方法
面接の通過連絡では、二次選考に進んでもらいたい旨を伝えて、通過の意思がある場合は次の日程調整を行います。
この際も、できるだけ電話で連絡を取るようにしましょう。
さらに、二次面接の面接官や面接時間などを伝えるとなおよいです。
不採用通知は電話でなくメール
不採用の場合は、基本的にメールで連絡しましょう。
不採用通知を電話で行うと、合否の認識までの時間が把握できません。
さらに、電話では担当者も不合格通知をしにくいです。そういったところで無駄にストレスを感じることはあまり賢い選択とは言えません。
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まとめ：採用通知・連絡の電話は内定辞退を防ぐ
ここまで採用連絡の仕方や、電話での採用連絡のメリットを解説しました。
ですが、この施策や方法を全て実践するのは難易度が高いです。
