新卒採用をするにあたって、企業側は説明会や面接の日程、入社手続きなどの業務が発生します。
行わなければならないことが多く、人事の負担は大きい企業も多いでしょう。
しかし、新卒採用は会社の成長のために重要です。
そこでこの記事では、採用強化のための戦略として新卒採用の繁忙期から閑散期、採用活動で抑えておきたいポイントなどを紹介します。
忙しい新卒採用だからこそ、早めに準備をしていきましょう。
新卒採用には繁忙期と閑散期がある
新卒採用には繁忙期と閑散期があります。この2つの時期を把握しておかないと、いつなにをするのか計画を立てられません。
「新卒採用で行うべきことが多く、心身共に限界」とならないためにも、これから紹介する繁忙期と閑散期を抑えておきましょう。
新卒の人事の繁忙期は3月から5月ごろ
繁忙期は3月から5月ごろです。この時期にもなると新卒採用の広報活動や就職フェア、会社説明会などを行います。
さらに面接や適性テストも実施するため、学生と会社のスケジュール調整も欠かせません。
基本的に採用者が多ければ多いほど、1つあたりの業務負担は増えていくため、負担を少なくするために閑散期の準備が重要になってきます。
新卒の人事の閑散期は6月から11月ごろ
閑散期は6月から11月頃です。
新卒採用を終えた後はインターンの準備や次年度の新卒採用、企業によっては中途採用を行います。
また早期退職をする社員がいれば、手続きもしなければなりません。
インターンがない企業では落ち着く時期であるものの、中途採用とインターンを行っている企業の場合は閑散期がない場合もあります。
閑散期がある企業の場合は、繁忙期に向けての準備をしましょう。
- 新卒採用はいつ頃から準備するのが理想？
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繁忙期は3月～5月頃となります。あらかじめ、閑散期に当たる数か月前から準備をしておくことがおすすめです。
繁忙期の人事が忙しくなる理由
ここからは繁忙期の採用活動が忙しくなる理由を解説します。
- 採用チャネルが多い
- 採用担当者が少ない
- 市場の競争が激しい
繁忙期の人事が忙しくなる理由①採用チャネルが多い
1つ目の理由は採用チャネルが多いことです。
一昔前は採用活動に利用するチャネルや媒体はそれほど多くはありませんでした。
しかし、ここ最近は求人サイトや求人検索エンジンの種類も多くなり、SNS採用やYouTubeでの採用活動も活発になってきました。
それに伴って多様な採用チャネルを持つ企業も増えましたが、採用担当者が増えたわけではないため、特に忙しい繁忙期は業務が追い付かないケースが多いです。
繁忙期の人事が忙しくなる理由②採用担当者が少ない
2つ目は採用担当者が少ないことです。
人材不足に悩んでいる企業は同時に採用担当者の確保も課題の1つです。
採用を効率的に進めるためには、まず採用担当に優秀な人材を用意しなければいけません。
それが採用担当者が忙しくなる理由の1つです。
繁忙期の人事が忙しくなる理由③市場の競争が激しい
3つ目は市場の競争が激しいことです。
現在の採用市場は非常に厳しい状況です。
生産人口の減少や求人広告の高騰などでさらに激化しているため、採用担当者はそこで成果を出すために忙しくなってしまう理由の1つです。
繁忙期と閑散期の採用活動で人事が押さえておきたいポイント
採用活動で押さえておきたいポイントは、次の2つです。
- 早めに計画を立てる
- 採用体制を整える
採用活動は説明会や適性テスト、面接などと行う業務が多く、人事への負担も大きいものです。
特に人事の数が少ない企業は、残業時間が大幅に増えてしまうケースもあります。
そうならないためには、これから紹介することを抑えておきましょう。
人事が押さえておきたいポイント①早めに計画を建てる
初めて採用活動を行う場合、付随業務が多くスケジュール通りにいかない場合があります。
例えばスケジュール調整や面接に関する連絡などは、応募者が多ければそれだけ時間がかかります。
そこでツールを活用したり、判断基準を明確にして面接する応募者をできる限り絞ったりすれば、効率的に採用活動を行うことが可能です。
早めに計画を立てることによって、予想外の業務が生じた場合にも冷静に対応できるようになります。
人事が押さえておきたいポイント②採用体制を整える
ツールを導入して早めに計画を立てたとしても、人事部の数が少なければ大幅な負担軽減は難しいものです。
採用活動で人事部の負担があまりにも大きい場合は、そもそも採用体制が整っていない可能性があるため、まずは見直してみましょう。
閑散期であれば人事部の人員確保も可能なはずです。
さらに人事部の負担を増やしてしまう可能性はあるものの、中長期的な目線でみれば1人あたりの業務負担を減らすのにとても効果的です。
繁忙期の採用活動で負担を改善する方法
ここでは繁忙期における採用活動で、人事担当者の負担を改善する方法をご紹介します。
- 採用業務を見直しする
- 採用管理システムを導入する
- 採用代行会社に相談する
採用業務を見直しする
あまりにも人事担当者が忙しい場合、本来必要のない無駄な工数がかかっている可能性もあります。応募者の量と質を担保しつつ、なるべく負担の少ない採用活動を行いましょう。
そのためには、面接の評価基準を数値化したり、業務にチェック項目等を作成して一目で進捗が分かるようにするのもおすすめです。
採用管理システムを導入する
採用に関する情報を一括管理できるシステムを導入することもおすすめです。
採用管理システムならば、予め採用業務を効率化するための機能が多数備わっているものが多いです。例えば、応募者を一覧で見れたり、進捗状況が一目で分かる管理ツールもあります。採用管理ツールは、業務が属人化しづらい側面も持っているため、複数名で共有したい場合にも適しています。
採用代行会社に相談する
採用代行会社では、採用に関わる企画や母集団形成、募集原稿の作成、選考～内定といった一連の作業を代行してくれます。多くの企業の採用業務を代行した経験から、数々のノウハウを持っています。自社で運用するよりも高い確率で、質の良い採用ができるでしょう。
- 煩雑な採用業務を楽にする方法はある？
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採用管理システムを導入したり、採用代行会社にアウトソーシングするのがおすすめです。また、自社の採用フローや業務内容を今一度見直してみるのも有効です。
