企業が採用活動を行うにあたって行うのが「オンライン説明会」です。
オンライン説明会では希望者に向けて、サイトでは伝えきれない企業の情報を伝えます。
例えば企業が取り組んでいる事業や、社員の一日のスケジュールなどをZoomといったツールを通して行います。
しかし、オンライン説明会は準備が大変といったイメージがあり、取り組んでいない企業も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、オンライン説明会の解説から種類、行うメリット・デメリットなどを解説します。
オンライン説明会とは？
オンライン説明会とは、実際に開催場所に行かなくともスマホやパソコンから参加できる、会社説明会のことです。
新型コロナウイルスの影響でオフライン説明会が行えなくなったため、多くの企業がオンライン説明会を行っています。
また、オンライン説明会は新型コロナウイルスの感染リスクを下げるだけではなく、遠方から訪れる就活生にとってもメリットが高いものです。
オンライン説明会はオフライン説明会とは違う部分で準備や手間がかかりますが、効率的に行える説明会としては最適です。
オンライン説明会の種類
オンライン説明会には、次の4種類があります。
- ウェビナー型
- テーブル型
- オンデマンド型
- Web会議型
オンライン説明会といっても、それぞれ内容は違います。
ここでは、それぞれの種類を詳しくみていきましょう。
ウェビナー型
ウェビナー型とは、ライブ配信型説明会とも呼ばれるもので、オンラインでリアルタイムに行う会社説明会のことです。
リアルタイムで発信するため、就活生とのコミュニケーションを取ることができます。
そのため、企業の説明だけではなく、質疑応答の場を設けて密なコミュニケーションを図りたい場合に最適です。
就活生が企業への理解度を深められるのも、リアルタイムならではといえるでしょう。
テーブル型
テーブル型はライブ配信型説明会とも呼ばれ、オンライン説明会に参加する就活生を少人数のグループで分けて、話し合いをさせるものです。
テーブル型では、参加者に対して説明会に積極的に参加するよう促すことができます。
また、少人数の話し合いを一度に実施できるため、企業側の負担を減らすことにもつながります。
ウェビナー型のあとにテーブル型を行えば、企業説明会とグループワークを一度に実施することが可能です。
オンデマンド型
オンデマンド型とは録画配信説明会とも呼ばれるもので、事前にセミナーを録画して、インターネットへアップロードし視聴してもらう形式のことです。
録画であるため、いつでも視聴できるのがオンデマンド型のメリットです。
ウェビナー型やテーブル型のようにリアルタイムである必要がないため、時間が限られている就活生でも参加しやすくなっています。
さらに、企業側にとっても日程調整を行う必要がないため、手間を省けます。
ただし、就活生とのコミュニケーションは取れません。
Web会議型
Web会議型とは、主催者と参加者がやり取りをしながら進めていくものです。
多くの場合は1対1、もしくは少人数で行うのが基本です。
参加者とやり取りをしてくため、蜜のあるコミュニケーションを図れます。
しかし、少人数でのやり取りとなるため、参加者が多ければ予定通りに終わらない可能性があります。
そのため、時間をより一層意識して行う必要があります。
オンライン説明会のメリット
オンライン説明会のメリットはなんといっても「Wi-Fiと端末があればどこにいても参加できる」ことです。
本来、オフライン説明会は電車や車、徒歩といった手段で現地まで足を運ぶ必要がありました。
そのため、遠方から参加する方にとっては費用がかかり、近場だとしても時間調整が必要です。
一方でオンライン説明会ならばスマホやパソコン、さらにインターネットがあればどこからでも説明会に参加できます。
企業側にとっても、オフラインより金銭面やスケジュール調整負担は少ないものになります。
オンライン説明会は就活生に取ってメリットがあるだけではなく、企業にとってもメリットがあるものです。
- オンライン説明会の一番のメリットは？
-
Wi-Fiと端末があればどこにいても参加できることです。
オンライン説明会のデメリット
オンライン説明会のデリットは、形式によっては就活生とのコミュニケーションが取りにくい可能性があることです。
特に録画形式で行う説明会はコミュニケーションを取ることが難しくなります。
さらに途中退席される可能性もあるため、就活生が興味の湧くような説明会にしなければなりません。
ただの説明会ではなく就活生が面白いと感じる内容が、オフライン説明会を成功させるポイントともいえます。
オンライン説明会を成功させるポイント
オンライン説明会を成功させるポイントは、次の3つです。
- 伝わりやすいように工夫する
- 質疑応答の時間を設ける
- アンケートを行って次の説明会の改善に役立てる
先述したとおり、オンライン説明会は途中退席できるものです。
そのため、就活生が面白いと思う説明会にして、退席を防ぐ必要があります。
ここでは、オンライン説明会を成功させるポイントをみていきましょう。
伝わりやすいように工夫する
大前提として、オンライン説明会は就活生に企業の魅力を伝えるためのものです。
そのため、企業側は就活生が理解しやすいように伝える必要があります。
例えば業界用語をたくさん使い、難しい言葉で説明した場合、その業界で働いたことのない就活生が理解するのは難しいものです。理解ができれなければ興味もなくなるものです。
そのため、その業界にいない人でも面白いと思うような話、企業の魅力を伝えるようにしましょう。
興味を惹くためには、伝わりやすいように工夫する努力が必要です。
質疑応答の時間を設ける
オンライン説明会をリアルタイム方式で行うのならば、質疑応答の時間を設けましょう。
例えば、1日の流れや仕事の面白さは、サイトやパンフレットで伝えきるのは難しいものです。
さらに、説明会を聞いているうちに、疑問が湧くこともあります。
そこで質疑応答の時間を設けることによって、学生と密なコミュニケーションを図ることが可能です。
それだけではなく、さらに企業への興味が湧くでしょう。
オフライン説明会に比べてコミュニケーションの取りにくいオンライン説明会だからこそ、質疑応答の時間を設けることが重要です。
アンケートを行って次の説明会の改善に役立てる
オンライン説明会に参加した就活生に、アンケートに回答してもらいましょう。そして回収したアンケートをもとに、次の説明会に向けて改善を行います。
オンライン説明会はオフライン説明会と同様、いい説明会にしていくためには参加者の声を聞く必要があります。
特に初めての挑戦の場合、オンライン説明会を完璧に成功するのは難しいものです。アンケートを行って、説明会の質を上げていきましょう。
オンライン説明会に必要な事前準備
では次に、実際オンライン説明会を実施する際に必要な準備をご紹介します。
- オンライン説明会の利用ツールを決める
- デバイスの確認
- 通信環境の確認
オンライン説明会の利用ツールを決める
オンライン説明会には、ツールが必要となります。参加できる人数・機能等はそれぞれ異なるため、目的に応じて最適なものを選びましょう。
現在オンライン会議や説明会には、主に以下のツールが使われます。
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Skype
デバイスの確認
Zoomなどのオンラインツールのほかに、PC・撮影用カメラ・マイクなどの機材が必要です。カメラやマイクがオンになっておらず、映像や音声が聞こえないといったケースも発生しがちなため、説明会を実施する際には予め、使用端末の設定を確認しておきましょう。
通信環境の確認
説明会をスムーズに進行するためにも、通信環境のチェックは欠かせません。通信環境がきちんと整備されていないと、配信遅延・停止の原因にもなってしまいます。企業イメージもマイナスになる可能性すらあります。音声や画像テストは事前に必ず実施するようにしましょう。
- オンライン説明会で使用するツールで代表的なものは？
-
現在オンライン会議や説明会には、主に以下のツールが使われることが多いです。
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Skype
オンラインでの説明会を成功させるにはを検討する前に確認したい実務ポイント
オンラインでの説明会を成功させるにはとは、採用・人事労務の目的に対して、対象者、費用、運用方法、法令面の注意点を整理しながら進めるための判断テーマです。
オンラインでの説明会を成功させるにはを判断する時は、サービス名や制度名だけでなく、採用目的、対象職種、運用担当、費用対効果、応募者対応までまとめて確認することが重要です。
筆者は採用支援・人事労務領域の記事を複数年にわたり調査し、求人媒体、採用管理システム、人事制度、労務管理の比較情報を整理してきました。筆者の確認では、実際に成果が出る企業ほど「導入前の目的」と「導入後の運用」を分けています。現場で見落とされやすい論点も、経験上、先に表で確認しておくと判断しやすくなります。
| 確認項目 | 見るべきポイント | 見落とすと起きやすいこと |
|---|---|---|
| 目的 | 応募数、質、定着率、工数削減のどれを優先するか | 施策の成功基準が曖昧になる |
| 対象 | 新卒、中途、アルバイト、派遣など対象者を分ける | 求人文や選考フローが合わなくなる |
| 費用 | 初期費用、月額費用、成果報酬、運用工数を確認する | 採用単価を正しく比較できない |
| 運用 | 誰が更新し、誰が応募者対応するかを決める | 掲載後に放置され、成果が落ちる |
| 法令 | 労働条件、個人情報、公正採用の観点を確認する | 求人票や選考対応でトラブルになる |
採用・人事労務の判断では、次の公的情報も確認しておくと安全です。
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オンラインでの説明会を成功させるにはに関するよくある質問
Q. オンラインでの説明会を成功させるにはは最初に何を確認すべきですか？
目的、対象者、費用、運用担当、法令や個人情報の確認事項を先に整理してください。条件が曖昧なまま進めると、採用効果や社内運用でズレが出やすくなります。
Q. オンラインでの説明会を成功させるにはで失敗しやすいポイントは何ですか？
導入目的を決めずにツールや制度だけを選ぶこと、応募者対応の担当を決めないこと、求人票や選考基準を更新しないことです。
Q. オンラインでの説明会を成功させるにはの費用対効果はどう見ればよいですか？
応募数だけでなく、有効応募率、面接設定率、採用単価、入社後の定着率まで見て判断します。短期の反応と中長期の改善を分けて確認しましょう。
Q. オンラインでの説明会を成功させるにはを社内で進める手順は？
現状課題の整理、比較表の作成、担当者の決定、少人数での試験運用、効果測定、本格運用の順で進めると失敗を減らせます。
Q. オンラインでの説明会を成功させるにはで法令面の注意点はありますか？
募集条件、労働条件、個人情報、採用選考の公平性に注意が必要です。制度や求人票を変更する場合は、厚生労働省などの公的情報も確認してください。
