求人の窓口として、電話対応を受け付けている企業も多いでしょう。
とはいっても、電話は急に来るため、担当者が不在だと慌ててしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで求人の電話対応をする際のポイント、回答テンプレートを把握することによって、スムーズな対応が可能になります。
もしも電話対応がスムーズに行かないと、応募者に悪印象を与えてしまう可能性があります。
そこでこの記事では、求人の電話対応をする際のポイントと回答テンプレートを紹介します。
適切な電話対応をして、一人でも多くの人材を獲得していきましょう。
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求人の応募者に電話対応をする際のポイント
求人の応募者に電話対応をする際のポイントは、次の3つです。
- 大事な情報をはっきりと伝える
- 最後に復唱をする
- 電話対応者を決めておく
テンプレート回答を抑えるまえに、電話対応のポイントを押さえていきましょう。
大事な情報をはっきりと伝える
応募者は電話対応に不安を抱えているなか、大事な情報もわからないともなれば、さらに不安が大きくなります。
それだけではなく、企業に対して「対応が悪い」とイメージが悪くなることもあります。
そのため、大事な情報は相手が確実に聞き取れるようにはっきりと伝えましょう。
ただでさえ、電話は声が聞き取りにくくなっており、何度も聞き返すのは気が引けるものです。
なるべく一度で伝わるように、日時や場所、持参するものなどはしっかりと伝えましょう。
最後に復唱をする
先述したように応募者は電話に不安を抱えており、話を進めていくうちに、何がどの情報なのかと混乱してしまう可能性も0ではありません。
それを防ぐためには、重要な情報は復唱をして伝えましょう。
最後に重要な情報を復唱することによって、企業側は「確実に相手て伝わった」となり、応募者側は「間違いがない」と伝え違いを防ぐことにつながります。
そして最後に応募者にわからないことはあるか質問すると、応募側はより安心できるでしょう。
電話対応者を決めておく
求人の電話対応を決めておくことによって、電話対応の質を維持することができ、さらにスムーズに対応ができます。
電話対応者が決まっておらずマニュアルが無いと、回答があやふやになったり、情報共有がスムーズにできなかったりといった可能性が出てきます。
そうしたことを防ぐためにも、求人の電話担当者は決めておくようにしましょう。
併せて担当者が不在の場合の代理人、回答テンプレートを決めておくとよりスムーズに対応できるようになります。
【電話対応】求人の応募者への対応方法
ここでは、次の3つの場面に分けて電話対応の対応方法を紹介します。
- 担当者が不在で折り返しをするときの場面
- 応募書類を依頼するときの場面
- 面接の日程を伝える際の場面
最低限、上記は抑えておくようにしましょう。
担当者が不在で折り返しをするときの場面
折り返しをするときは、担当者が電話をかけられるように応募者の次の情報を確認しましょう。
- 本名
- 電話番号
- 電話がつながる時間帯
これらの情報で間違いがあると、連絡ができなくなってしまいます。
電話対応をする際のポイントでも紹介したように、復唱をして聞き間違えないの内容にしましょう。
ほかにも件名を聞いておくと、担当者との電話の際にスムーズなやり取りが可能になります。
応募書類を依頼するときの場面
応募書類を依頼する際は、送付する書類に間違いがないように必要な情報をはっきりと伝えましょう。
とくに、近年は職務経歴書・履歴書といった必要な書類は、PDFにしてメールで送付をする企業も増えています。
応募者が混乱しないように、PDFにしてメールに送付するか、企業に郵送で送るようにするのかは、忘れずに伝えるようにしてください。
また、併せて「何日までに送付をお願いします」といった希望を伝えられるとベストです。
応募者が安心するだけではなく、企業側もスケジュールを立てやすくなります。
面接の日程を伝える際の場面
面接日程の伝え方は、折り返して日程を伝えるパターンと、応募者からの電話の流れで決めるパターンがあります。
もしも日程の共有ができている場合は後者でも問題はないものの、共有ができていない場合は折り返して伝えましょう。
情報の共有ができていないも関わらず応募者に面接日程を伝えると、他の方に迷惑になるうえ、応募者も混乱をしてしまいます。
スケジュール共有ができていない場合は、折り返しのときと同じように相手のフルネームや電話番号を聞いて、折り返しましょう。
まとめ
求人の応募電話は応募者が緊張していることもあり、電話対応者もスムーズに行かないこともあるでしょう。
しかし、そこで情報をうまく伝えられなかったり、伝え違いがあると良い人材を逃してしまう可能性があります。
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