来客対応や書類の整理、データ入力などを行う事務職。どの企業にも必ず必要な職種であり、特定の部署の仕事を専門的に担当するのではなく、幅広い領域の仕事に携わることが多いです。データ入力や営業補佐といったサポート事務など、やることは多岐にわたります。
本記事では、事務職をどう育成するべきかについて解説します。育成するうえでのポイントも説明します。
事務職の仕事内容
事務職の仕事内容をひとことで表すのであれば、「他の社員のサポート」という言葉が一番ぴったりくるでしょう。
営業職のように、会社の業績に直接的に貢献するわけではありませんが、他の社員がスムーズに仕事が行えるように支援をすることで、存在価値を示すのが事務職です。
書類の作成やファイリング等の処理作業、データ入力や来客対応などが主な作業になり、一般事務・OA事務・経理事務・総務事務と、一言で事務といっても仕事内容は多岐にわたります。
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事務職の育成を行う目的
事務職の育成は、業務効率化に繋がる大切な要素です。事業活動が円滑に展開されるための「間接部門」としての役割が中心となり、営業職のように部門の収益向上に直接貢献する仕事も含まれるなど、事務職が関わる領域は多岐にわたります。
企業の円滑な活動には「事務系」の仕事は必須であり、企業の成長を支える鍵にもなります。そのため事務職の育成は事業発展に直結すると言えるでしょう。
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事務職に求められるスキル
事務職に求められるスキルとしては、コミュニケーションスキル・PCスキル・作業の正確性が主なスキルになります。
事務職に求められるスキル①コミュニケーションスキル
1つ目はコミュニケーションスキルです。
コミュニケーションスキルについてですが、事務職は、電話・メール応対から来客対応、社内各部署との連絡、外部とのやりとりなど、人と接することが多くなります。
そのため社内外の人たちとのコミュニケーションは必要不可欠になります。
事務職に求められるスキル②PCスキル
2つ目はPCスキルです。
また、事務職が処理しなければいけない書類は相当数に上ります。そのためPCスキル（中でもoffice製品の習熟度）や、各PCツールについて詳しいと、作業の進行度も断然に変わってきます。
事務職に求められるスキル③作業の正確性
3つ目は作業の正確性です。
また、1つの書類処理ミスが致命的な事業損失につながる可能性も考えられます。そのため以下に作業を正確に遂行できるかも事務職に求められるスキルといえるでしょう。
未経験の場合は、さらに重要です。
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事務職育成のポイント
次に、事務職を育成するうえでのポイントを解説します。
事務職育成では、以下の3つの要素が重要となります。
・キャリアステップを明確化する
・正しい評価制度を設ける
・スキルアップを促す
入社後のキャリアステップを明確に
事務職育成のポイント1つ目は、入社後のキャリアステップを明確にすることです。例えば一般事務の主な仕事内容は、書類作成やデータ入力、伝票処理、電話対応などがあります。
しかし、将来的に一般事務から営業事務・経理事務・貿易事務など専門的なスキルを手に入れることで、どのようなキャリアを積めるかをしっかり説明するようにしましょう。
有効かつ明確な評価制度を設ける
営業やマーケター、クリエイターなどと違い、事務職の仕事はなかなか数値化が難しい仕事でもあります。
そのため、「いかに現状を改善するための企画立案をしてきたか？」「日々の業務を着実に遂行したか？」「他部署への働きかけはあったか？」といった点を評価項目に盛り込み、できるだけ実績を数値化できるようにしていきましょう。
OJTを通してよりスキルアップを促す
事務職の育成はマニュアル研修だけではありません。
決まったルーティンだけでなく、突発的なトラブルにどう対応するかという点を、実際の業務を通じて教育する必要があります。
・発注書ミスをなくす
・社員の勤怠申請漏れをなくすために月1件以上施策を考える
といった細かい目標を設け、都度フィードバックすることでコミュニケーションをとるようにしていきましょう。
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まとめ：事務職に求められるスキルを理解して採用しよう
事務職の育成について、目的や具体的な育成方法を解説してきました。
事業の発展に重要な役割を担う事務職を、いかに育成できるかにより業務の効率化につながります。
本記事を参考に、しっかり事務職の育成を進めるようにしましょう。
