働き方改革を行うにあたって、業務効率化に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか？
(株)矢野経済研究所が行った「RPA市場に関する調査（2020年）」でも、RPO（事業プロセス自動化技術）の市場規模が年々上がり続けていることが分かります。
ですが、業務効率化は目的を達成する手段であって、それ自体に価値はありません。
そのことを勘違いして、業務を効率化すれば売り上げが上がり、コストを削減できるという安易な考え方を持っている経営者は多く、そのほとんどが失敗に終わっています。
では、どういった考え方で業務の効率化を進めればいいのか？成功のポイントは何なのかを紹介していきます。効率化することによって逆に手間が増え、不便になるようなことは避けましょう。
業務効率化のメリット
まずは業務効率化のメリットを解説します。
- コストと工数の削減ができる
- 利益が向上する
- 従業員の満足度が上がる
コストと工数の削減ができる
1つ目のメリットはコストと工数の削減ができることです。
業務効率化を行うということは今まであった業務がなくなるということのため、その分の人件費はいらなくなります。
つまり、従業員の働く量が減り、人件費を安くできるということです。
利益が向上する
2つ目は利益が向上することです。
業務を効率化することで従業員の仕事の質が上がり、会社全体の利益が向上します。
単純作業が少なくなり、さらに業務のコアな部分に時間を使えるようになります。
従業員の満足度が上がる
3つ目は従業員の満足度が上がることです。
業務を効率化することで本来するべきであった単純作業などを行う必要がなくなり、従業員のストレスや不満がなくなる可能性があります。
その結果、従業員の満足度が上がり、離職率などが改善されます。
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業務効率化の失敗例
まずは業務効率化に取り組んで、逆に工数やコストが前よりもかかってしまったり、従業員の情報共有ができなくなってしまうなどの失敗例を紹介していきます。
ITツール導入による効率化失敗
ITツールを導入しても、どう使えばいいのか？使い方は合っているのか？などの把握ができていないという失敗ケースです。
業務フローは確かに変わったが、効率化しているのかは分からず、役に立っているかどうかは不明といったような状態です。そんな状態では、ツールの恩恵は実感できません。
さらに、ツールの維持費ばかり気にかかり、すぐに利用を止めてしまう結果になるかもしれません。
その途端業務が悪化した、というのであれば大失敗だと言えます。
「IT」と言えば聞こえは良いですが、所詮はただの仕事に使用する道具です。結局はそれを使う人間が理解していなければ、どれだけツールが優れていようと意味がありません。
つまり、ITツールを使う社内の人間のリテラシーが共有されていなければ逆に業務の手間を増やすだけになります。
残業廃止による効率化失敗
業務効率化の問題でよく話に上がるのが「残業の廃止」でしょう。
残業の廃止、上限時間の設定をすることで従業員が業務の効率化に取り組み、徐々に生産性が上がるという考えをもった経営者は多いです。
ですが、これは大きな間違いです。
なぜなら、残業をしているということはすでに最大限業務の効率化はできているのに、キャパオーバーの状態なのです。
この状態の解決策は、人員を増やす以外に手はありません。業務効率化して残業がなくなるほど簡単な話ではありません。
従業員のモチベーションによる効率化失敗
3つ目が、従業員のモチベーションを上げて生産性を向上し、業務効率を上げようとすることです。
これも中小企業の経営者が良く陥ってしまうパターンです。
そもそも従業員のモチベーションは会社でコントロールすることはできません。どれだけ会社でモチベーションを向上させたとしても。プライベートでいくらでも下がる可能性があるからです。
なので、従業員のモチベーションを会社が考えることは無駄以外の何者でもありません。モチベーションの向上を考えるよりも、モチベーションが低くても効率的に業務をこなせるシステム作りにコストと工数をかけましょう。
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業務効率化の成功のポイント
では、ここからは業務効率化を成功させるポイントを紹介していきます。
- 効率化できそうな業務を明確にする
- いきなり全ての業務を効率化は成功しない
- 失敗やミスのフィードバックを怠らない
業務効率化の成功のポイント①効率化できそうな業務を明確にする
まずは効率化できそうな業務を洗い出して、明確化しましょう。
いきなり全ての業務を効率化することはできませんので、ルーティンワークになっている業務や機械化できそうな仕組みを取り上げてみましょう。
これはシステムの見直しだけではなく、人員の配置転換や評価制度も同様に改善していきましょう。
業務効率化の成功のポイント②いきなり全ての業務を効率化は成功しない
効率化に取り組む際に、いきなり全業務を見直して、同時に効率化に踏み切る企業がありますが、これは完全にミスリードです。
業務を効率化するためにいきなり全ての工程をツール上にしたり、効率的な人員配置にしてしまうと、従業員が急な変化に適応できず、逆に非効率になってしまいます。
なので、効率化するのは少しずつ始め、効率化できたと実感してから次に箇所に手を加えましょう。
業務効率化の成功のポイント③失敗やミスのフィードバックを怠らない
業務の効率化をするにあたって失敗はつきものです。
会社ごとで適切な効率化の形は違いますし、マニュアルなども少しずつ違ってきます。
その失敗を繰り返しながら最も良い形を作り上げていくのが、業務効率化の最短距離です。効率化には終わりはなく、企業が続く間は取り組み続けなければいけない課題なので、常に失敗やミスから新しく学ぶことはやめてはいけません。
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アウトソーシングは工数0で業務効率化を成功できる
ここまで業務効率化の成功のポイントや、失敗例を紹介しました。
ですが、すぐに業務の効率化を図るのは難易度がかなり高いです。そういった企業の解決策は「業務のアウトソーシング化」です。
面倒な業務や非効率な業務をそのまま他社にアウトソーシングすることで、工数をかけずに業務の効率化を実現できます。
さらに、コストの面も費用対効果を考えれば数年で回収できるでしょう。
経理の効率化を成功させる
CASTER BIZ accounting
CASTER BIZ accountingは、導入実勢が2000社以上ある経理のアウトソーシングサービスであり、顧客継続率が96.7%で満足度が高いサービスです。
業務範囲は秘書業務・営業事務・人事など多岐に渡り、業務のオーダーメイドもできます。最短1週間で導入が可能で、スピード感を持った対応が人気です。
営業の効率化を成功させる
ウィルオブ・ワーク
ウィルオブ・ワークは、パートナーシップを持った専門のチームが行うtoBビジネスの営業代行サービスです。
営業に強い人材派遣会社ウィルオブ・ワークが運用している『セイヤク』は、経験とノウハウを備えた営業の人材の提供ができます。
案件ごとにプロジェクトマネージャーを配置し、人員の定着と安定運用による実績の向上が可能です。
事務の効率化を成功させる
HELP YOU
HELP YOUはオンラインで完結するアウトソーシング会社です。
総務や経理などバックオフィス業務から、営業サポート、資料作成、コンテンツ制作などの業務をサポートしてくれます。
最大の特徴は担当ディレクターと作業スタッフがチーム制で対応する点です。
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まとめ：採用の業務効率化の成功なら集客代行サービス
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