「採用を効率化したい」
「採用担当の手間や工数、コストを削減したい」
と悩んでいる採用担当の方も多いのではないでしょうか。
採用計画を立て、求人情報を掲載し、説明会を行い、応募者を面接し、選考、内定を出す……「採用業務」の内容は幅広く、そして時間もかかります。
それならば採用活動の効率を上げたいですよね。
そこでこの記事では、採用活動を効率化させる具体的な方法を紹介していきます。
最後まで読んで採用の効率化の参考にしてくださいね。
【採用業務の現状】担当者の負担は増え続けている
企業が永続的に活動するために必要な採用活動。しかし、データによると年々採用業務の負担は増えています。
増えていく採用の負担について内容をひも解いていくと「コスト面」と「時間面」の負担があることが分かります。
採用にかかるコストの負担
採用業務を遂行するにあたって、
- 求人広告の掲載料
- 説明会や面接の会場使用料
- 配布資料の印刷代
- 採用担当の人件費
など、金銭的な負担が生じますよね。
その中でも注目してほしいのが、求人広告費用。業種や従業員数によって差はあれど、求人広告費用は年々増加傾向にあります。
2019年の中途採⽤の求人広告予算は平均221.4万円、実績は平均144.4万円、2018年と⽐較した場合「変わらない」と答えた企業が約5割を占め、「増えた」と答えた企業が4割弱となっています。
参照）マイナビ中途採用 状況調査2020年版 – 株式会社マイナビ
ただ、ここで「広告費を減らすために、求人広告を削減しよう」というコスト削減方法を取ってしまうと、かえって工数がかかったり、効果的な採用ができなかったりと逆効果になってしまうので注意が必要です。
採用にかかる時間の負担
採用市場の激化、採用手法の多様化によって採用担当者への負担は増え続けています。
- 応募者や社内、社外の担当者とのコミュニケーション
- 説明会などイベントの計画・準備
- 書類選考、面接など、採用のコア業務
- 採用サイトの情報更新
他にも、「応募が来ない、新しい方法も試してみるか」「応募の質を上げるためにもっと効果の出る求人に改善しなきゃ」など、多岐にわたる採用業務に追われている方も多いのではないでしょうか。
採用業務の工数は多く、採用担当者が採用業務にかける「時間」も増加傾向にあります。
採用通知・採用メールの書き方やポイントはこちらの記事を参考にしてください。
採用業務の効率化は優秀な人材を取り逃さないためにも重要
採用の売り手市場が続く中で、優秀な人材を確保するには「採用にかかる時間の短縮」をする必要があります。
採用に時間がかかると、
- 他社の内定が決まってしまう
- 1人1人に丁寧に対応できず、他社に取られてしまう
- 時間がかかる分の人件費もかさみ、良い人材募集ができない
と、優秀な人材を取り逃す原因になります。
つまり、採用の効率化は採用担当者の負担を減らすだけでなく、優秀な人材を確保するためにも重要となるため、早急に効率化の施策を取るべきなのです。
採用業務を効率化するには業務の分析から
効率化について解説する前に「効率化できる業務はどれか？」という部分を確認していきましょう。
- 採用業務全体の流れを把握する
- 「コア業務」「ノンコア業務」を把握する
採用業務の全体像を把握する
自社の採用業務をフロー化し、「どのような業務をしているのか」「無駄な業務がないか」を分析することが大切です。
多くの企業で採用業務はこのように進んでいるかと思います。
この中で、効率化するべき業務を見極めていきましょう。
採用業務は「コア業務」と「ノンコア業務」に分けられる
採用を効率化させるには、多岐にわたる採用業務の中で「どの業務が効率化できるか」を見極めることが重要です。
- コア業務：採用担当が行うべき「核」となる業務
- ノンコア業務：外注やシステム化が可能なオペレーション業務
| コア業務 | ノンコア業務 |
|---|---|
| 採用計画 非定型的な応募対応 選考業務 非定型的な内定者フォロー 効果測定・改善 | 人材募集 定型的な応募対応 定型的な内定者フォロー |
大まかに分けると上記の通りです。
ノンコア業務はアウトソーシングやシステムによる効率化が可能なので、自社の採用業務の中で効率化できる部分がないか確認してみてください。
採用アウトソーシングの費用相場やポイントについてはこちらで詳しく解説しています。
採用業務の効率化を図る4つの方法
採用業務は多岐にわたり、費用の面でも、時間という面でも、多くのコストがかかっていることがお分かりいただけたでしょうか？
ここからは、採用の効率化を図るための4つの方法についてお伝えします。
- 採用業務の中で時間がかかっている業務の把握
- Webを利用した採用
- 採用プロセスの見直し
- 採用業務の外注を検討
採用業務を効率化する方法1．時間がかかっている業務の把握
採用業務の負担は効率化で減らせる可能性があります。
まず、採用で特に負担に感じている業務、煩雑に感じられる業務、時間がかかっている業務は何かを探ってみましょう。
時間がかかる業務の中でも、効率化して負担を減らせそうなものがあるか確認しましょう。
採用業務を効率化してくれるツールはこちらで紹介しています。
採用業務を効率化する方法2．WEBを利用した採用
もはや当たり前ともいえるかもしれませんが、採用に関してWEBを利用することで効率化が可能です。
例えば、
- 採用サイトから応募・エントリーが入った際に自動返信を設定する
- オンライン面接を敢行し、会場の設営業務にかかる手間や時間を減らす
などで手間や工数を削減することができるでしょう。
採用業務を効率化する方法3．採用プロセスの見直し
発想を変えて「採用プロセス」自体を見直すという方法もあります。
例えば、GYAOは2017年卒より採用にあたり「新卒採用アプリ」を導入し、それまで行っていたWEBサイトからのエントリーは停止したのです。
GYAOとしてはこのアプリを使える程度の「リテラシー」がある人しか応募できないようにするという意図がありました。
アプリを使えるかどうか、アプリをダウンロードしてまで応募するほどの意欲があるかというところでスクリーニングをかけるのです。
その結果応募者は減ったのですが、より欲しい人材に近い層の応募につながったという効果が得られたようです。
「欲しい人材を得るためにはどうしたらよいか」という本質的な部分に着目したからこそたどり着いた採用プロセスの見直しだったといえるでしょう。
このように採用プロセスを見直すことで、結果的に採用業務を減らすことにつなげられる可能性もあります。
採用時面談を成功させるコツについてはこちらの記事で紹介しています。
採用業務を効率化する方法4．採用業務の外注やシステム化を検討
「効率化できる業務の把握はしている」
「WEB化も進めている」
「採用のプロセスもできるかぎり見直しをしている」
そんな状況にあっても効率化を進められない・効果を感じられないという場合は採用業務について部分的に外注する「採用業務の外注」が効率化に有効なことがあります。
アウトソーシングが可能な「ノンコア業務」に工数をかけているのであれば、外注を検討してみてはいかがでしょうか。
また、情報管理や応募者対応を効率化するシステム「ATS（採用管理システム）」の導入も採用の効率化には有効です。
採用業務の効率化にマーケティング・ブランディングが注目されている
近年、応募者を効率的に増やすために、就職・転職希望者を「顧客」、採用企業を「売り手」となぞらえ、「マーケティング」の手法を採用に採り入れることが近年浸透しつつあります。
この「採用のマーケティング化」は、数ある企業の中から自社企業に着目してもらい、就職先として選んでもらうために効果的です。
「採用マーケティング」という呼び方もあり、大手企業をはじめとし実践・効果をあげている事例があります。
採用業務の効率化に役立つ【採用マーケティングとは？】
採用マーケティングとは、採用活動にマーケティングの考え方や手法を取り入れることです。
マーケティングとは企業などの組織が顧客が求める商品やサービスをつくり、その情報やサービスを最善の方法で顧客に届け、顧客がその価値を効果的に得られるようにするための行動や概念です。
従来は顧客に対して行われているマーケティングですが、採用でも求職者をターゲットとし、マーケティングを意識した人材採用が行われるようになってきています。
マーケティングには「ペルソナ」という考え方があります。該当商品の顧客像を詳細に想定するというものです。
採用マーケティングにもペルソナを採り入れる際は自社の求める人物像を明確にします。そうすることで、より欲しい人材、求めている人材に情報を届けられ、採用のミスマッチも防ぐことにつながるでしょう。
また、マーケティングで行われる「ブランディング」を採用で行う「採用ブランディング」という手法も浸透しつつあります。
採用ブランディングについてもご説明しましょう。
採用業務の効率化に役立つ【採用ブランディングとは？】
採用ブランディングとは、企業が自社について戦略的な情報発信をし採用市場において自社のブランドを確立し、認知度や価値の向上を図るマーケティング手法です。
ブランディングはマーケティングで行われてきており、BtoCの商品においてはあたりまえのマーケティング手法でした。
採用ブランディングでは商品ではなく、会社、つまり「自社」をブランド化します。この採用ブランディングにおいてターゲットとなるのは顧客や消費者ではなく、企業への応募者、求職者です。
まとめ：人事担当者が人事業務できる効率化を
採用業務というのは多岐にわたります。
求人情報の掲示・会社説明会の実施・応募者への対応・面接・選考・内定者へのフォロー……細かな業務が多いからこそ、応募者を増やす、集客の部分に関しては「採用マーケティング」という考え方を採り入れてみてはいかがでしょうか？
