企業によっては、勤務管理をシフト制にしている会社もあると思います。
しかし労働者側の働きたい日数や希望の曜日がばらばらなことから、シフト管理にお悩みの担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事ではシフト管理の必要性と目的、どんな悩みが発生するのか？その解決方法は？という視点で解説していきます。
シフト管理の目的は、業務効率化と適切な勤務体制にある
シフト管理の目的は、企業の業務効率性の向上や生産性の向上です。そのためには、従業員の適切な出勤・休暇管理が必要になり、適切な勤務体制をいかに構築できるかがカギになります。
基本的に平日が営業日であるオフィスの場合、多くの従業員は同じ時間に出勤することが一般的です。しかしアルバイトやパート、派遣だけでなく、シフト管理は一般の正社員にも当てはまる場合があります。
繁忙期に合わせて人員を沢山配置したい場合は、シフト管理をすることで出勤する従業員の数を調整したり、忙しい時間帯に合わせて従業員を出勤させることができます。
必要なときに必要な人員だけ確保できることは業務の効率化やコスト削減にもつながり、結果的に売り上げや利益の向上を見込めるのです。
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シフト管理にはどのような悩みがあるのか
シフト管理を採用する店舗や会社がありますが、シフト管理にはどのような悩みが考えられるでしょうか？
下記では主に
・複数人のシフトを効率的に組めない
・特定の人物にシフトが偏る
・手間がかかる
の3つに分けて解説します。
複数人のシフトを効率的に組めない
基本的にひとつの職場には複数の従業員がいるため、シフトを出されるときは複数人がシフトを出してきます。
場合によっては複数出勤したい、週2，3のみ出勤したいなど要望もばらばらで、時間帯の希望も特定の時間帯に集中してしまう恐れがあります。
そのためシフト管理者にとって、効率的なシフト管理は常に悩みの種になっていることでしょう。
特定の人物にシフトが偏るなど、公平性がなくなる
企業にとって、どの時間帯でも出勤してくれて、繁忙期にも働いてくれる人材は貴重です。そのためどうしても、シフトをたくさん出してくれる人材にはシフトが偏り、他の従業員よりも優先される傾向にあります。
企業にとっても働く側にとってもそれがメリットになる一方で、週3希望で出しても週2になったりと、本来の希望勤務数よりも少ないと感じる従業員は不満がたまってしまいます。
フォーマットを持たないと手間がかかる
最近ではシフト管理をデジタルツールで行っている会社も増えていますが、今でも紙ベースで管理している店舗や企業は少なくありません。
また口頭での相談や突発的な出勤・退勤などが発生した場合、ある程度決まったテンプレートやフォーマットがないと管理が煩雑になる恐れがあります。
それらの手間がかかることで正しいシフト管理が出来ず、上記でも説明した悩みをループしてしまうという悪循環に陥る恐れがあります。
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シフト管理をうまくするためのコツ
次に、今現在のシフト管理状況から上手くシフトを管理できるようなコツを紹介します。
ポイントは、
①多めにシフトを記入してもらう
②納期を設ける
の2つになります。
以下にて詳しく解説していきます。
多めにシフトを記入してもらう
当たり前に聞こえるかもしれませんが、従業員に対してシフトを予定より多めに記入してもらうことがおすすめです。
もちろん人によってはこの日しか出勤できないという人もいますが、週〇日働きたいが、曜日は特に決まっていないという従業員もいる場合があります。
その場合は、稼働できる時間帯や日数を確認し、「絶対にこの時間帯は入れない」という部分をしっかりヒアリングしておくことで、公平なシフト管理に一歩近づくことができます。
記入時期に納期を設ける
紙ベースや口頭ベースでシフトを管理している場合、人によってシフト申請時期がまちまちになってしまい、いつまでたってもシフトが確定しないという状況に陥ってしまいます。
“必ず何日までにシフトを記入してもらう”というルールを設け、決まった時期にシフトを確定できるよう事前にスケジューリングするようにしましょう。
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- シフト管理を上手くやるコツは？
-
従業員にあらかじめ多めにシフトを記入してもらうと良いでしょう。また、シフト記入に関してもきちんとルールを設けて、着実に管理出来るようにしておきましょう。
具体的なシフト管理方法
最後に、おすすめのシフト管理方法についてご紹介します。
現在シフト管理が煩雑になっているとお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。
- エクセル・スプレッドシートを使う
- シフト管理システムを導入する
エクセル・スプレッドシートを使う
10人以上のスタッフが在籍していると、シフト希望を集めることや希望シフトを紙にまとめてしまうと煩雑になってしまいます。
例えばGoogleフォームを使用することで、アンケート形式で回答内容が設定でき、集めたシフトをGoogleスプレッドシートやエクセルに反映させられるため、シフト希望の収集から転記までが効率化できます。
- 勤務時間を自動計算できる
- 項目ごとにフィルタをかけられる
- 従業員の過不足を把握できる
シフト管理システムを導入する
エクセルはとても便利な一方、関数や作表機能を駆使しながら0から作成しなければなりません。ただ既存のシフト管理システムを利用すれば、人事担当者の工数を削減できます。
シフト管理システムは沢山ありますが、シフト管理システムを導入しても、システムが複雑で、店長などのシフト管理者が実際に使えなければ意味がありません。そのため選ぶうえでは、使いやすさやシフトの透明性、コスト面を考慮して選ぶようにしましょう。
- 誤入力などの誤った管理リスクの削減
- フォーマット作成の手間が省ける
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おすすめのシフト管理ツール５選
ここからはおすすめのシフト管理ツールを５つ紹介します。
- ジョブカン
- マネーフォワードクラウド勤怠
- Rshift（アールシフト）
- king of time
- jinjer勤怠
ジョブカン
ジョブカンは多彩な打刻方法があり、働きかたに合わせた機能性の良い打刻ツールです。
カスタマイズ性にも優れており、オリジナルのフォーマットを作成することもできます。
さらに社労士が監修した機能を多数搭載しており、有給の管理等も簡単に管理できます。
マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠は、勤怠管理に必要な機能だけではなく、マネーフォワードクラウド勤怠ならではの細かな機能で多数搭載されています。
ワークフローの通知やマネーフォワードクラウド給与との連携も可能です。
Rshift（アールシフト）
Rshift（アールシフト）の勤怠管理はAIを搭載しており、精度の高いシフトを1分で自動作成することができ、簡単なボタン操作だけで現場でもストレスなく利用できます。
king of time
king of timeは業界でもっとも豊富な打刻手段がある勤怠管理ツールです。
初期費用は０円で開始でき、１機能300円とリーズナブルな価格で人気です。
jinjer勤怠
jinjer勤怠は、法改正に自動で対応する勤怠管理システムであり、法改正に合わせてアップデートを行いますので、自社での対応が不要です。
導入企業も多く、部署を問わずに活用できるます。
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まとめ：シフト管理に注力したいなら集客代行サービス！
シフト管理の方法と目的について解説しました。
多くの企業では人事担当の人が社員のシフトを管理する傍ら、人材採用のための活動をしているのが現状です。しかしできれば採用活動の煩雑な作業は別の会社に任せたいと思うかもしれません。
