オフィス改革という言葉をご存じでしょうか？
企業内の設備や制度を改めることで、従業員の働きやすさとモチベーションを向上させるための方法であり、働き方改革が重要視される現代において注目されています。
本記事ではオフィス改革の目的とメリット、具体的な実施例についてご紹介します。
オフィス改革とは
オフィス改革とは、オフィス環境を見直し、社員の働きやすさを改善するための取り組みのことです。
働き方改革を推進するための施策に取り組む企業は年々増えており、従業員のモチベーション向上につながることから積極的に取り入れられています。
厚生労働省業務改革・働き方改革加速化チームのまとめでも、企業の生産性向上のためのオフィス改革の重要性や計画が強く叫ばれています。
オフィス改革の目的とは？働き方改革を進めよう！
オフィス改革には、
①業務効率化
②コミュニケーション促進
の2つが挙げられます。
以下にて解説していきます。
オフィス改革①業務効率化
オフィス改革により、業務効率化が進み生産性が向上することが考えられます。
例えばこれまで紙ベースでやりとりしていたことを全て電子手続きに変更することで、印刷代のコスト削減、紙だからこそ起こりえる紛失の危険性も下げることができます。
またオフィス改革を通して、仮眠スペース、集中スペースなどの空間を設けることで、より作業に集中しやすい環境づくりを行うことが可能になります。
オフィス改革②コミュニケーション促進
オフィス改革の目的の2つ目は、コミュニケーションの活性化です。
最近では固定の席を設けないフリーアドレス制度を導入することで、その日の気分に合わせた場所で働くことができる企業が増えています。今日は別部署に用があるから近くの席で仕事がしたい場合にも有効な制度です。
また談笑スペース、休憩スペースに力を入れることで、従業員同士の交流が進み、結果的に社員間のコミュニケーションが活発になるというメリットも考えられます。
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オフィス改革に取り組むメリット
先述した、「業務効率化」「コミュニケーション促進」以外にも、オフィス改革のメリットはたくさんあります。
例えばオフィス内にジムや健康器具・食品などを設けることで、会社の健康経営につなげたり、会社にスペースや施設が儲けられることによる従業員のモチベーション向上などが望めます。働き方改革が進められる昨今において、社外的なアピールにもつながるというメリットも考えられるでしょう。
オフィス改革に取り組むデメリット
オフィス改革は作業効率化や生産性アップに期待できる一方、企業に合った方法を定着させるまでに時間がかかる可能性があります。 また、企業の方針や部署によっては、導入の方法が合わないケースがあるかもしれず、 一時的に社内の生産性が低下してしまう可能性があります。
そのためオフィス改革を行う際は、事前に社員に必ず内容を共有し、導入までの間のリスクをなるべく減らす施策を講じることがおすすめです。例えばオフィス改革のために大規模な工事をする場合は、その間は一斉リモートで対応したり、サテライトオフィスを別途設けたりという対処法が考えられます。
大規模な工事は必要なくとも、制度導入までの浸透時間が懸念される場合は、特定の部署だけをテストマーケティング的に対象とし、少しずつ広げていくという方法もあります。
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オフィス改革で行うメンタルヘルス
オフィス改革にはメンタルヘルスの効果もあります。
ここからはメンタルヘルスを行う際の具体的な例を紹介します。
- 休憩スペースの設置
- 専門業者に依頼
休憩スペースの設置
オフィス改革でメンタルヘルス行う方法として、休憩スペースの設置があります。
従業員が休憩を行う際に自分のデスクの上では、リラックスできません。
そこでキチンとリフレッシュできるようなスペースを設けることでオンとオフを切り替えることができます。
専門業者に依頼
次に専門業者に依頼することも効果的な方法です。
オフィス環境を整える業者に依頼を行うことで、自社ではできないようなオフィスの改善ができます。
さらに自社にナレッジも溜めることができますので、一度活用してみるのも良いかもしれません。
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オフィス改革の具体例とポイント
最後に、実際のオフィス改革の具体例とポイントについて解説していきます。
- フリーアドレスの導入
- ペーパーレス化
- 各種スペースの設置
オフィス改革の具体例①フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、固定の席ではなく自由な座席制度を設けることで、ノートパソコンなどを活用し、好きな席で働く制度のことです。自分で空いている席を探して使う形式になっており、オフィスにいない人のスペースを上手く活用することができる制度になります。
空席が少なくなることでオフィスの稼働率が高くなり、逆に稼働率が低い座席を、別スペースとして活用することができます。
オフィス改革の具体例②ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、電子化などによって紙の使用をなくすことを指す言葉です。
既存の紙書類を、スキャナーを使ってPDFなどの電子化文書に変換して保管する方法をとったり、PCで作成したデジタルデータをそのままPCやタブレットで閲覧して活用する方法をとることで、コスト削減・多様な働き方の実現にもつながります。
オフィス改革の具体例③各種スペースの設置
各種スペースでは、休憩スペース、集中スペースなど、従業員が働きやすいような特定の目的を達成できるスペースが有効です。
特に働きやすいオフィス空間の一要素として挙げられるのが「リフレッシュスペース」です。その名のとおり、従業員が心身をリフレッシュするためのペースのことで、忙しい仕事の合間にほっとひと息ついて、緊張を和らげるための場所として導入する企業が増えています。
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オフィス環境を向上させるコツ
ここからはオフィス環境を向上させるコツを紹介します。
社員に合わせて行う
まず1つ目は社員に合わせてオフィス環境の改善を行うことです。
企業がオフィスの改善を行う上でやってしまいがちなのが、会社目線でだけの改善を行うことです。
あくまでも業務の効率化を行いたいのは社員のため、改善を行う際は社員の意見をキチンと反映させなければ無駄な施策となりかねませんので注意してください。
他社を参考にする
2つ目は他社を参考にすることです。
自社でいきなりオフィスの改善を行うことは難易度が高いです。
そのため他社の事例を参考にすることで、成功の確率を上げることができ、社員にとっても嬉しい改善になりやすいです。
専門の業者に依頼する
3つ目は専門の業者に依頼することです。
オフィス環境事業を行う業者は、快適案オフィスを作ることに特化しており、事例なども多いため失敗の可能性も低くすみます。
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まとめ：オフィス改革に手が回らないなら集客代行サービス！
オフィス改革の目的やメリットデメリットについて解説してきました。
企業によってはオフィス改革と採用活動を並行しなければいけない人事担当の方もいるかもしれません。
