災害やトラブルが起きた際、会社に安否を伝えなければなりません。
その安否を伝える際に連絡方法や連絡する相手を定めたものが「緊急連絡網」です。
緊急連絡網がなければトラブルや災害が起きた際の連絡がスムーズにできず、 正確な安否確認が難しくなります。
しかし一部企業では、緊急連絡網の体制が整っていないところもあるのではないでしょうか。
そこでこの企業では緊急連絡網の重要性から作成方法、社内制度、注意点などを解説します。
多くの企業が導入している緊急連絡網とは？
緊急連絡網とは災害やトラブルが起きた際に、会社にどのような連絡方法で、誰に連絡するべきなのか定めたものです。
主に従業員の安否確認と、今後の対応を知らせることを目的としています。
緊急連絡網が発動される具体的な状況は次のとおりです。
- 大雨や大地震
- 津波警報
- 自社工場や自社ビルでの火災
- 事業に大きく関わるトラブル
企業によって緊急連絡網の発動条件は異なりますが、多くの企業では上記の状況の際に発動されます。
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緊急連絡網の重要性
緊急連絡網があるとないとでは、従業員の安否確認や連絡のスムーズさが異なります。
緊急連絡網がない場合は、誰が誰に連絡をするべきなのか、どのような手段で連絡をするべきなのかが定められていません。そのためかえって混乱を招き、従業員の安否確認ができるまで多くの時間を要します。
一方で緊急連絡網が定められていれば、誰が誰に連絡をするべきなのか、どのような手段で連絡を取るべきなのかが明確です。そのため連絡がスムーズにでき、今後の対応が出るまで落ち着いて行動ができます。
トラブルのときほど冷静さを保つのが難しくなりますが、ルールが定められていることで何をするべきなのか明確になります。
緊急連絡網の作り方
緊急連絡網の作り方は月の4ステップに分けられます。
緊急連絡網で最も重要なのが、電話番号とメールアドレスの把握です。これらの把握ができていなければ、連絡を取ることは不可能です。
緊急連絡網で使用する連絡先は、なるべく相手が気付きやすい電話番号や携帯のメールアドレスがおすすめです。
注意点としてプライベートの電話番号やメールアドレスを使用する際は、本人に確認してから使用するようにしましょう。
また従業員によってはプライベートの電話番号教えたくない、Gmailなどのメールアドレスで対応したいなどの希望がある可能性があります。
その場合は安否確認アプリの導入を検討して、柔軟に対応しましょう。
併せて万が一電話つながらない場合はメールで対応する、 安否確認が使用できなくなった際は他のツールで連絡をするなど、本来の方法では連絡ができなくなった場合を想定した対応も重要です。
社員全員のメールアドレスや電話番号を把握したら、連絡リストを作成しましょう。
なお、連絡先リストは社員の重要な個人情報が記載されているため、必ず外部に流出させないように注意してください。
また連絡先リストの管理する人も決めておきましょう。
社員の電話番号やメールアドレスは変わることがあるため、その都度連絡先リストを更新しなければなりません。
その場合に誰が対応するのかを決めることで、スムーズに対応できます。
実際に災害が起きたことを想定して、連絡する順番を決めていきます。
例えば緊急連絡網の本部から各部署、各部署から各課、課から従業員へといった風にフローを決めていきます。
ただし企業によっては部署が多かったり、少なかったりする場合があるため、会社の規模に応じてスムーズに連絡を取れるフローを考えていきましょう。
効率的に連絡が取れるフローであるかを考えて、順番を決めていくことが重要です。
この際に連絡する順番が明確化していないと、災害時に誰が誰に連絡をするべきなのかわからず、連絡がスムーズにいかない可能性があるため、順番はしっかりと決めておきましょう。
実際に発動する条件や社員の連絡リストが作成できたら、社員への説明を行いましょう。
ここではどのようなときに緊急連絡網を発動するのか、どのような方法で連絡をするのか、連絡がこないだはどうするのかなどの対応を説明します。
社員への説明が不十分だと連絡が滞る可能性があるため、しっかりと説明する体制を整えておきましょう。
もしも緊急連絡網を社員へ配布する場合は、事前に了承を得るようにしてください。
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緊急連絡網を作る際の注意点
緊急連絡網を作る際の注意点は主に次の3つです。
- 個人情報の取扱方法を決める
- 各社員に個人情報の取扱方法を知らせる
- 万が一のことを想定して複数の連絡先を把握しておく
緊急連絡網の連絡先がプライベートの電話番号やメールアドレスの場合、個人情報の取り扱い方には細心の注意を払いましょう。個人情報が流出したり、悪用されたりしないためには、管理する人や取り扱い方法を定めておくと安心です。
やむおえず、本部以外の社員に個人情報を知らせる可能性がある際は、 各社員へ事前に個人情報の取扱方法を知らせておきましょう。また、 指定の連絡方法では連絡が難しくなった場合のことを想定して、複数のの連絡先を把握しておくことをおすすめします。
1つの連絡先しか把握していない場合、その方法で連絡ができなくなった際は連絡が滞ってしまいます。
そのため、万が一のことを考えて複数の連絡先を把握しておきましょう。
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まとめ：災害時に備えてスムーズな緊急連絡網を整えよう
この記事では災害時に重要となる緊急連絡網について解説しました。
緊急連絡網は従業員の安否確認、今後の対応などを知らせる際に連絡をスムーズにするものです。
とても重要であることがわかっているものの、 企業によっては緊急連絡網の体制を整える時間がないと悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
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