事務職の人事評価では何をポイントにして評価したらよいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
定量性の目標を立てづらい事務職の人事評価は、評価の基準が難しくスキルなどを客観的に判断する指標を作成するのは難しいのが現状です。
人事評価を適切に行い、評価制度に基づき給与や賞与を決定しなくてはなりません。
この記事ではバックオフィス業務に従事している営業事務をはじめとした事務職や総務や経理、人事担当者の人事評価のポイントについて解説していきます。ぜひ参考にしてご一読ください。
事務職の評価の目的
人事評価制度とは、会社で働く従業員の能力・行動・業務に対する貢献度を評価し、会社全体の目標と照らし合わせて給与や賞与の支給および昇進などに反映させる制度です。人事評価は組織目標達成や人材育成に結びつけられています。
人事評価のタイミングや評価基準は企業によりそれぞれ異なりますが、四半期・半期・1年といった期間を設けて、定期的に評価を行っています。
人材評価の行う目的は次のとおりです。
- 社員に求める能力や行動を示すため
- 組織目標とリンクさせるため
- 人材育成につなげるため
ひとつずつ見ていきましょう。
社員に求める能力や行動を示すため
人事評価制度は、会社が求める人材像や目指す未来を表明する役割があります。
会社組織が何を期待しているのかを明確に示すことにより、従業員の行動指針となりそれぞれが所属する会社の期待に応えるべく能力の発揮を促します。
組織目標とリンクさせるため
人事評価は組織目標とリンクさせて設定します。
組織目標とリンクして個人目標が設定されるので、自身の業務や成果が会社組織のにどのように貢献しているのかが理解できるようになります。
従業員がそれぞれ目標達成を目指すことで会社全体の業績向上につながるでしょう。
人材育成につなげるため
人事評価では、従業員ごとにスキルや能力の差も明らかになります。
スキルや能力の差が明らかになるため、目標を設定することで育成に繋がります。
フィードバックを適切に行い成長を促すことで従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう。
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事務職の評価方法
人事評価には、さまざまな基準とやり方があります。
「成績」「能力」「情意」を基準として評価する手法もその１つです。
事務職における成果／能力／情意の3つの観点で、評価方法と評価基準について解説します。成果や業績評価
事務職での成果や業績評価は、売上などの定量性の指標はありませんが、成果として次のものが挙げられます。
- 提出する書類にはミスがなく正確か
- 成果を達成するためのスピードはあるか
- 納期に遅れはなく書類は正確か
事務職は様々な書類を作成します。
書類にミスがあると様々な業務に支障をきたします。
書類のなかで数値の入力ミスや、記載ミスがないのかは業績評価で必須の指標です。
事務職の評価方法①能力やプロセス評価
事務職はバックヤード業務ともいわれますが、取引先との電話対応や、部署間と折衝するなど幅広い分野で業務を行っています。
事務職の能力やプロセス評価の基準として次のものが挙げられます。
- 物事を理解する力
- 商品を企画する力
- 物事を実行する力
- 他部署や取引先との折衝能力
- 客観的な判断力
事務職の評価方法② 情意評価
情意評価は事務職に限らずどの部門でも評価に加えられる指標といっても過言ではありません。
会社が描く将来にむけて行動が出来ているか、仕事に対して積極性があるのかの評価が問われます。
指標としての項目は次のとおりです。
- 業務改善に積極性か
- 職務に臨む姿勢があるか
- 会社のビジョンに沿った行動がとれている
仕事に対しチームワークが取れて協調性があること、規律が守られているのかは、社会人としては当たり前のことかもしれません。しかし、こういった大切なことを評価する基準ともいえます。
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事務の目標設定の手順
では、ここからは事務職の目標設定の手順を解説します。
- 業務内容を洗い出す
- 業務の課題や改善点を設定する
- 評価制度を立てる
１つ目は業務内容を洗い出すことです。
評価を行う前に、社員がどういった業務を行っているのかを洗い出さなけれないけません。
１日単位、１週間単位、１ヶ月単位などの単位で業務量を確認することで、現状を把握します。
２つ目は業務の課題や改善点を設定することです。
事務の目標を決めるにあたって大切なことは、今よりも成果を上げることです。
事務の場合、出来高ベースで評価を行うことは難しいため、現在よりも業務量が多くなっていることや貢献度が増していることなどで評価を下す方法が目標を立てやすいです。
３つ目は評価制度を立てることです。
目標を決める際に、評価も一緒に決めなければいけません。
なぜなら目標を設定しても、そこに対して会社が何の反応もなければ目標を達成する意欲が削がれてしまいます。
評価は金銭的なインセンティブでも、待遇を良くすることでも構いません。
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総務/経理/人事/営業事務の職種別に評価ポイント
事務職における、成果・能力・情意の3観点での評価方法の基準について説明しました。
その基準をもとに総務・経理・人事・営業事務などの職種別に評価ポイントを解説します。
総務
総務の評価ポイントは次の通りです。
- 福利厚生の充実を図る
- 残業時間の多い部署に対し労働状況を確認している
- 会社の慶弔事の手配が滞りなく出来ている
- 来客や電話対応が丁寧である
経理
経理は毎月の請求や入金手続きに遅延がないことや、効率化を図るために業務改善を積極的に行っていることが評価ポイントにつながります。
人事
人事評価制度を適正に運用していることや、社員とコミュニケーションをとりながら、離職率を減少させていることも評価ポイントにつながります。
営業事務
営業事務は営業担当の代わりに電話応対をする機会があります。
営業担当が取り扱っている商品やサービスの知識を身につけることや、営業リストを作成して営業に渡すといった裏方サポートの役割が評価ポイントにつながります。
目標設定/評価項目設定の必要性
日本の企業では、昇進や賞与などの待遇を決めるために人事評価制度を取り入れる企業が増えています。
人事評価制度は人材を育成して生産性の向上を図り、会社の業績や利益を増大するためのシステムです。
人事評価に目標管理制度を合わせて取り入れることで、効率的なマネジメントを行うことが可能です。
企業が目指す目標と個人の人事評価目標を連結することで、従業員一人ひとりが何を求められ、何をすべきなのかという個人目標の設定ができます。
個人目標を明確にすることでモチベーションのアップにもつながり、企業の業績アップにもつながります。
目標を達成できなくても、現状の課題を客観視することで軌道修正も可能です。
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事務職の評価目標の種類
ここからは事務においての目標の種類について解説していきます。
- 定量目標
- 定性目標
定量目標
1つ目は定量目標です。
定量とは具体的な数値で判断することであり、それを評価にも反映させるのが定量目標です。
たとえば、「会社の売り上げを10％上げる」や「営業の書類を毎日5件行う」などです。
定量目標のメリットは評価や目標が目に見える形で分かりやすいことです。
定性目標
2つ目は定性目標です。
定性とは、定量とは逆に数値を全く使わずに目標を定めることです。
たとえば「丁寧な業務を行う」「事務処理でのミスをしない」ことなどです。
定性目標は目安がなく分かりにくいものの、方向性を示しやすいことが大きなメリットです。
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まとめ：事務職の人事評価は適正に行う
事務職の人事評価は定量性の目標を立てられないため、評価の基準を明確に定められず迷う人事担当者は多いでしょう。
定量性の目標はなくても、重要書類の作成や各部門のフォローする役割を担っています。
事務職の評価を適正に行うには、評価基準を可視化しなくてはなりません。
成果・能力・情意評価の3つの観点から、事務職の評価基準を可視化して、適正に評価していきましょう。
