事業拡大や部署編成の際に、採用人数を決めかねている採用担当者や経営者は多いのではないでしょうか？
事業の規模、部署ごとの人員、時期などのあらゆる要素があり、そこから事業計画に合わせて採用人数を決めると思います。
ですが、「応募が獲得できず、採用人数が予定より少なくなってしまった」「応募者を集める方法が分からない」といった悩みを持つ方は多いと多いと思います。
今回はそんな悩みを持つ方に向けて、採用人数の決め方やポイントなどを解説します。
採用人数の決める際に重要なこと
実際に採用人数を決めるときに重要になってくるのが「要員計画」と「人員計画」です。
まずは２つの意味を理解しましょう。
要員計画
要員計画とは企業が事業計画を進める際に必要な人員の確保や、不要な人員の整理を行う計画のことです。
採用や人事異動を決める時に行われる手段であり、事業を進めていくのに必要な要素です。
従業員の能力向上や研修などの「従業員の成長を促す業務」も要員計画に含まれます。
つまり、要員計画とは「自社の要員にかかわる全ての業務をこなすための計画」のことを指します。
人員計画
人員計画とは企業が必要とする人材を確保するための長期的な計画のことです。
何十年も先の企業の目指す姿を考えた上で、どういった人材が必要なのか？どの部署にするのか？現在はどうなっているのか？を確認して、１年単位の配置・採用・異動を決めます。
正しい人員計画を立てることで組織のパフォーマンスが上がり、人件費のコスト削減も期待できます。
要因計画と人員計画の違いは？
要因計画と人員計画の違い
よく「要員計画」と「人員計画」は同じ意味で使用されますが、厳密に言うと明確な違いがあります。
それはマクロ視点とミクロ視点の違いです。
要員計画は主に経営計画や事業計画などと合わせて考えられるので、粒度が大きく会社全体の単位で計画されます。
ですが人員計画は部署や役職などの小単位で計画されます。
例としては、部署ごとに何人必要なのか、役職に当てはまる人がいるのかなどです。
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採用人数を決めることの重要性
下記では採用人数の決め方やポイントを解説します。
ですが、なぜ採用人数を決めることがそこまで重要なのでしょうか？
それは採用活動というのは企業の核の部分であり、その人数は今後の経営状況にも直接かかわってくる問題だからです。
これは新卒・中途関係なく影響します。
採用人数を曖昧なままの企業は短期的に見れば影響は小さいかもしれませんが、長期的に経営を見たときに非常に重要になってきます。
採用人数を決定する2つの方法
ここでは、採用人数を決定するための具体的な方法をご紹介します。
- 中期的ニーズに基づいた決め方
- 短期的ニーズに基づいた決め方
中期的ニーズに基づいた決め方
まず中期的ニーズとは、会社全体の事業計画や経営戦略といったものを指します。これは新卒・中途の場合も同様に、必要な目線です。ただ新卒採用の場合は、将来的な活躍を見据えてある程度時間をかけて育成していくことも大切です。それには、まずは将来の人員計画や目標から逆算していく発想も重要です。
具体的には、以下の項目を元に人員計画を作成してみるとよいでしょう。
- 3年～5年単位での人員構成をシミュレーションする
- 「1人当たりの能力に対する生産力」を加味した人員構成を構想する
- 「1人当たりの離職率」を含めた人員構成を構想する
大企業に限らず、小規模の中小企業やベンチャーであっても、こういった中期的ニーズを踏まえた戦略が大切です。
短期的ニーズに基づいた決め方
一方、短期的ニーズとは「今」まさに必要とされている人員を確保するための方法です。
時間にゆとりを持って行う「中長期ニーズに基づいた方法」が理想ではあるものの、緊急で人を採用しなければならない場面も発生するでしょう。具体的には、以下の通りです。
- 社員の退職による欠員補充
- 繁忙期による人員増加
- 事業立ち上げ等に伴う、専門職人材の強化
こうした場合には、ただちに短期的ニーズを把握し採用計画を早々に打ち出す必要があります。
採用人数の決め方の3つのステップ
要員計画と人員計画を理解すると採用人数を決めることができます。
どういった手順で採用人数を決めるのかを３つステップに分けて解説します。
- 事業計画を確認
- 採用課題を洗い出す
- 人員構成から計画を採用人数を決定
採用人数の決め方①事業計画を確認
まず最初は事業計画の確認です。
現在の人員の数、部署、事業規模などを再確認してください。経営陣や幹部を含め、今後の経営や事業の流れを整理しましょう。
この時のポイントは現在だけではなく、この先何十年後の企業がどういった状態になりたいのかの認識を統一させておくことです。
この認識がズレてしまうと、次のステップである採用課題の洗い出しや計画の作成の方向性を誤ってしまいますので、会社の上層部は周知の事実としておきましょう。
採用人数の決め方②採用課題を洗い出す
次に採用課題を洗い出します。
先ほどのステップで事業計画を確認しましたが、この中で「計画を現実にするための人材」を確認します。
その中で必要な人材を獲得するための手順として障壁になっている要員を洗い出してください。
例えば、
- 応募数が少ない
- 面接の来場率が低い
- 獲得したい人物像との乖離がある
- 採用活動のリソースが足りない
などです。
この採用課題を洗い出すことで、実際に何人の採用が見込まれるのか？さらに採用人数を増やしたいのであればコストはどれくらいかかるのか？などが明確になります。
採用人数の決め方③人員構成から計画を採用人数を決定
最後に現在の人員構成から採用人数を決定します。
前のステップで、「今後の会社の方針」と「人材獲得の障壁」を確認しましたの、そこから現在の人員構成の足りない部分を補える計画を作成します。
この際に部署やポジションをなどを明確にし、人数やスキルセットなどもより明確にするようにしましょう。
もし採用したい人を明確化していなければ求人内容にズレが出てしまい、採用する人数が足りなかったり、本来獲得したかった人材ではない人を採用してしまったりなどの問題がおきてしまいます。
つまり採用人数を決定する際は、採用手法や手順などをよりリアルに決めるようにしましょう。
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採用人数の決め方の３つのポイント
ここからは採用人数を決める際の３つのポイントを解説します。
手順は分かっていても、なぜか上手くいかない人は参考にしてみて下さい。
- 採用する前の段階の人数も明確にする
- 採用単価と応募単価を確認する
- 採用人数の結果を分析する
採用する前の段階の人数も明確にする
１つ目のポイントは採用人数を明確にすることです。
何人採用したいということだけではなく「この部署には何人必要なのか」「新規事業の人数は？」採用後にどんなことをしてもらうのかを想定してください。
さらに採用人数だけではなく、応募人数や面接に来る来場数までも細かく設定することでより計画の実現率が明確になります。
採用単価と応募単価を確認する
２つ目が採用単価と応募単価を確認することです。
いくら明確に採用人数を決めたところで、予算を超えてしまうと計画が上手くいきません。
採用計画を決める際に応募単価や採用単価もある程度決めておきましょう。
採用人数を決める際に単価も合わせて決めることで、採用計画がより成功に近づきます。
採用人数の結果を分析する
３つ目は採用計画を立てた後の分析を行うことです。
採用活動は通常の企業であれば、通年で行われます。そのため常に失敗と成功を繰り返し続けています。
しかし失敗の振り返りをせず、そのまま次に採用活動を行ってしまうと計画の改善がされず、企業の成長が止まってしまいます。
採用人数を決定するときは、前回の採用事例を確認しながら、改善して進めていくことが成功へ最も近づく手段です。
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- 採用人数を決める方法は？
-
代表的なものに、
- 採用する前の段階の人数も明確にする
- 採用単価と応募単価を確認する
- 採用人数の結果を分析する
があります。もし上手くいかなくてこれらの方法を実行できてない場合は、是非参考にしてみてください。
採用人数が計画通りにいかない場合のリカバリー方法
ここまで採用人数の決め方を解説しましたが、解説した通りに上手くいくことは少ないでしょう。
なぜなら、応募するのは１人の人間であり、いくら考えても思った通りにはいきません。
ですから、ここからは採用計画が上手くいかなかったときのリカバリー方法を紹介します。
面接辞退者に再アプローチ
１つ目は面接辞退者に再度アプローチを行うことです。
書類選考に合格したが、面接に来なかった人は何らかの理由により自社に魅力を感じなかった人です。
そんな人に自社の良さをもう一度伝えることで、採用人数を確保できる可能性があります。
さらに面接辞退者は一度書類選考に合格した受験者であるため、能力もある程度担保できていると予想できます。
内定者からのリファラル採用
２つ目の方法がすでに内定をしている人からのリファラル採用です。
リファラル採用とは、社員紹介採用とも呼ばれており、自社の社員に人材を紹介してもらう採用手法です。
この方法が優れている点は、内定者の紹介なので企業側と人材側のミスマッチが起こりにくいことです。
さらにこの方法は非常にコストが低く、採用にかかる工数も少なく済みます。
２次募集を行う
最後は２次募集を行うことです。
まだ就職活動を行っている人に再度募集を行うことで、足りていなかった採用人数を達成できる方法です。
1次で合格できていないからといって、その人材が優秀ではないということは決してありません。
たまたま縁がなかったり、面接が得意ではないだけで、実務で活躍できる可能性は決して低くありません。
そのため、2次募集で獲得できることを狙って採用活動を再度行うのもリカバリーの方法としては有効でしょう。
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まとめ：採用人数の決め方は非常に重要
ここまで採用人数の決め方やポイント、リカバリーの方法などを解説しました。
ですが、ここまで緻密に計画を作成し、採用人数を決定、実行することは非常に難しいですし、かなりの工数もかかります。
