採用人数の決め方で最初にすることは何ですか？

最初は事業計画の確認と経営陣との認識統一です。3〜5年後にどんな組織規模を目指すかという方向性が固まってから、現状の人員構成・離職率を加味して逆算します。

要員計画と人員計画はどう違いますか？

要員計画は会社全体として何人必要かというマクロ視点の計画で、経営陣が策定します。人員計画はどの部署に・いつ・何人・どんなスキルの人を配置するかというミクロ視点の計画です。

採用計画が毎年未達になるのはなぜですか？

主な原因は3つです。①採用人数の根拠が薄く実現可能性が低い、②応募〜採用の歩留まり逆算をしていない、③採用活動の振り返りが不十分でPDCAが回っていない。

採用人数が計画より少なかった場合はどうすればいいですか？

3つのリカバリー手法があります。①面接辞退者・選考辞退者への再アプローチ、②内定者・在職者からのリファラル採用、③二次募集・追加媒体の投入です。

中小企業で採用人数を増やすにはどうすればいいですか？

採用代行（RPO）の活用が有効です。月額30万〜70万円程度で採用業務の大部分を外注でき、母集団形成・スカウト・応募者対応まで一括して任せられます。

リファラル採用を活性化するにはどうすればいいですか？

紹介報酬（3万〜10万円）の設定・周知、紹介してほしい人物像の具体的な共有、採用成功事例の社内シェアの3点が有効です。

採用人数を増やしたい場合、まず何を確認すればいいですか？

まず現状の採用単価と採用予算を確認してください。次に応募〜採用の各段階の歩留まりを計算し、どのフェーズに課題があるかを特定します。

採用人数の正しい決め方｜要員計画・人員計画から逆算する5ステップと失敗しないポイント

2022年9月4日2026年5月3日

後藤陽介/SEOと求人アグリの運用担当者

採用人数の正しい決め方｜要員計画・人員計画から逆算する5ステップと失敗しないポイント

「毎年なんとなく去年と同じ人数を採用している」「採用したいのに応募が集まらず計画が未達になった」——こうした状況が続いている採用担当者・経営者は少なくありません。採用活動における最大の落とし穴のひとつが「採用人数の根拠がない」ことです。経済産業省の調査（2023年）によれば、採用計画を明文化していない中小企業は全体の約60%に上り、そのうち採用目標未達企業は70%を超えています。

採用人数は「感覚」で決めるものではありません。事業計画・人員構成・離職率・採用単価を掛け合わせた「構造的な計算」によって初めて実現可能な数字が導けます。

この記事では、採用支援を10年以上担当してきた後藤陽介が、採用人数の正しい決め方・要員計画と人員計画の違い・計画が上手くいかない場合のリカバリー手法を、実務目線で解説します。

この記事でわかること

「要員計画」と「人員計画」の違いと、採用人数決定における役割
事業計画から採用人数を逆算する5ステップの手順
採用単価・応募単価の計算方法と予算設計の考え方
中期ニーズ・短期ニーズ別の採用人数の決め方
採用計画が未達になった場合の3つのリカバリー方法
採用人数の精度を上げるKPI設定と振り返りの方法

なぜ採用人数の決め方が重要なのか

採用人数は、今期の人件費・採用コスト・組織力に直結する経営上の重要事項です。「なんとなく5人採用しよう」では、予算超過・過剰採用・採用不足のいずれかが必ず起きます。特に中小企業では、1人の採用ミスが組織全体のパフォーマンスに影響します。

採用人数を適切に決めることで得られるメリットは3つです。

採用コストの最適化——無駄な求人掲載費・エージェント費用を削減できる
組織の安定化——過不足のない人員で生産性が維持できる
採用活動の精度向上——ターゲットが明確になり、選考の質が上がる

「要員計画」と「人員計画」の違いを正しく理解する

採用人数を決める上で最初に整理すべきは「要員計画」と「人員計画」の違いです。この2つを混同したまま採用活動を進めると、採用した人数が実際に必要な人数と乖離してしまいます。

要員計画とは（マクロ視点）

要員計画とは、会社全体として「何人の人員が必要か」を経営計画・事業計画と連動して決める、マクロ視点の計画です。主な対象は以下の通りです。

採用・人事異動による人員補充・増強
退職・定年・人員整理への対応
人材育成・研修計画
組織再編に伴う役割変更

経営陣や人事部門が年1〜2回、事業計画と連動して策定するものです。「3年後に現在の1.5倍の売上を目指すなら、何人の営業が必要か」という問いに答えるのが要員計画です。

人員計画とは（ミクロ視点）

人員計画とは、部署・職種・役職ごとに「いつ・何人・どんなスキルの人を配置するか」を具体化するミクロ視点の計画です。要員計画を受けて、各部門が詳細化する形で作成します。

項目	要員計画	人員計画
視点	マクロ（会社全体）	ミクロ（部署・職種・個人）
策定者	経営陣・人事部門	各部門長・人事担当者
期間	3〜5年の中長期	1年以内の短期〜1年
内容	全社の採用・育成・配置方針	部署ごとの採用人数・スキル要件・時期
主な問い	全社で何人必要か	営業部に何月・何人・どんなスキルの人が必要か

採用人数を正確に決めるには、要員計画（全社方針）を踏まえた上で、人員計画（部署別詳細）を作成するという2段階のアプローチが必要です。

採用人数の決め方：中期ニーズと短期ニーズで分けて考える

採用ニーズには「中期的なもの」と「短期的なもの」の2種類があり、それぞれアプローチが異なります。どちらのニーズで採用するかを混在させると、適切な人数と採用手法の選定が難しくなります。

中期ニーズに基づいた採用人数の決め方

中期ニーズとは、3〜5年の事業計画・成長目標から逆算して決める採用ニーズです。特に新卒採用は、即戦力よりも将来の幹部候補・組織の核となる人材を想定した計画が中心になります。

中期ニーズの採用人数を算出するための3要素：

要素	確認内容	計算例
人員構成シミュレーション	3〜5年後の目標組織規模と現在の人員差	「3年後に100人体制→現在75人→25人採用必要」
生産性加味	1人あたりの生産性向上を加味した実際の必要人数	「生産性10%向上→実質22人採用で足りる」
離職率加味	過去3年の離職率から計算する補充人数	「離職率15%×100人=年間15人補充必要」

短期ニーズに基づいた採用人数の決め方

短期ニーズとは、今すぐ必要な欠員補充・繁忙期対応・スポット強化によって発生する採用ニーズです。時間的余裕がないため、採用手法の選定と動き出しのスピードが特に重要です。

欠員補充：退職者が出たポジションの即戦力補充
繁忙期対応：季節変動・プロジェクト集中期の一時増員
専門職強化：新規事業立ち上げに伴う即戦力の確保

短期ニーズの場合は、人材紹介エージェントや採用代行（RPO）を活用することで、通常の求人媒体より早く母集団を形成できます。

採用人数を決める5つのステップ

採用人数を「感覚」ではなく「根拠ある数字」として導くには、以下の5ステップが有効です。このフローを最初に実施することで、採用活動の精度が格段に上がります。

ステップ①｜事業計画を確認・経営陣と認識を統一する

最初に行うべきは、今後3〜5年の事業計画の確認と、経営陣との認識統一です。採用人数は経営判断と直結するため、人事担当者だけで決めると後から方針変更が起きてしまいます。

確認すべき事項：

売上・事業規模の目標値（3年後・5年後）
新規事業・新部署の立ち上げ予定
撤退・縮小を検討している事業領域
海外展開・拠点拡大などの組織変化

ステップ②｜現在の人員構成と過去の離職率を確認する

現状の人員を把握せずに「何人採用するか」は決められません。部署別・役職別・年齢別の人員構成と、過去3年間の離職率・離職パターンを確認します。

確認項目	把握方法	採用人数への影響
部署別人員数と目標人員数の差	組織図・人事システム	不足数＝最低限の採用人数の下限
年間離職率	過去3年の退職者数÷在籍者数	補充採用人数の計算基礎
退職理由の傾向	退職面談記録・アンケート	定着しやすい人材像の特定に活用
定年・契約終了予定者	人事台帳	計画的な後継者確保に反映

ステップ③｜採用課題を洗い出す

必要人数が明確になったら、「その人数を本当に採用できるか」という実現可能性の検証が必要です。採用課題には主に以下の4種類があります。

母集団不足：応募数が少なく、そもそも選べる人数がいない
来場率の低さ：応募はあるが面接に来ない（書類〜面接の歩留まりが悪い）
人物像とのミスマッチ：採用はできるが、求める人材が取れていない
採用リソース不足：人事担当者が少なく、選考が回らない

これらの課題を特定することで、必要な予算・人員・外部サービスが明確になります。

ステップ④｜採用単価・応募単価を計算して予算を設計する

採用人数を決めても、予算が足りなければ達成できません。採用コストの全体設計が必要です。

コスト項目	計算方法	相場目安
採用単価	採用にかかった総費用÷採用人数	中途：50万〜150万円/人、新卒：30万〜80万円/人
応募単価	媒体掲載費÷応募数	1,000円〜5,000円/応募（媒体による）
人材紹介費用	理論年収×紹介手数料率（30〜35%）	年収450万円の人材→135万〜157万円
採用代行費用	月額固定型 or 成果報酬型	月額30万〜70万円（業務範囲による）

目標採用人数×採用単価＝採用活動の概算予算。この計算を事前に行い、経営陣の承認を取ることが重要です。

ステップ⑤｜部署・ポジション別に採用人数と採用時期を決定する

全体の採用人数が決まったら、部署・ポジション・採用時期を詳細化します。「今期10人採用」ではなく「営業部3名（上期）・エンジニア4名（通年）・管理部門3名（下期）」という粒度で計画することが実行精度を高めます。

採用人数確定シートで確認すべき項目：

部署名・ポジション名
採用人数（必須人数・あれば理想の人数）
採用時期・入社希望時期
必須スキル・経験年数
採用手法（求人媒体・エージェント・リファラルなど）
担当採用者名と選考フロー

採用人数の精度を高める3つのポイント

採用人数を決めても、計画通りに採用できない企業が多いのが現実です。以下の3つのポイントを意識することで、計画の実現率が大きく変わります。

ポイント①｜応募〜採用の各段階の人数も計画に含める

「10人採用する」という目標の裏には、何人の応募が必要で、何人に面接し、何人に内定を出す必要があるかという逆算が必要です。

選考フェーズ	通過率目安	逆算例（採用10人の場合）
応募→書類通過	30〜50%	応募67〜100人必要
書類通過→面接来場	60〜70%	書類通過40〜70人必要
面接→内定	40〜60%	面接28〜50人必要
内定→入社	70〜85%	内定12〜15人必要

この歩留まり逆算を事前に行うことで、「応募が100人来なければ10人採用は達成できない」という現実が見えます。

ポイント②｜採用単価・応募単価を定期的に見直す

採用市場の競争環境は変化するため、過去の採用単価をそのまま使うと予算が足りなくなることがあります。少なくとも年1回は以下を更新します。

利用している求人媒体の応募単価（前年比較）
エージェント経由の採用単価と質の評価
競合他社の採用条件（給与・福利厚生）との差分

ポイント③｜採用活動の振り返りをKPIで管理する

採用活動は「やりっぱなし」では改善されません。以下のKPIを月次・四半期で追うことで、計画からのズレを早期発見できます。

KPI項目	目標設定の考え方	月次チェックのポイント
媒体別応募数	逆算した必要応募数を媒体別に割り振る	計画比を確認・媒体の切り替え判断
書類通過率	業界標準（30〜50%）と比較	低い場合は求人票や選考基準を見直す
面接来場率	60〜70%を下回る場合は要対策	連絡タイミング・方法の改善
内定承諾率	75%以上が目標ライン	低い場合はオファー内容・面接官対応を確認
採用単価	前年比・業界平均と比較	コスト効率の悪い媒体の見直し

採用計画が未達になった場合の3つのリカバリー方法

どれだけ緻密に計画を立てても、採用は人が相手のため計画通りにいかないことがあります。計画未達を早期に検知し、以下の3つのリカバリー手法を実行してください。

リカバリー①｜面接辞退者・選考辞退者へ再アプローチする

書類選考を通過したにもかかわらず面接に来なかった候補者は、何らかの理由でその時点では受験を見合わせた人であり、状況が変われば選考に参加してくれる可能性があります。

再アプローチの際のポイント：

辞退から2〜4週間後にメールで「状況はいかがですか？」と個別に連絡する
「また機会があればぜひ」という押しつけにならない文面にする
自社の近況・新しいポジション情報などを添えると再関心を引きやすい

リカバリー②｜内定者・在職者からのリファラル採用を活用する

リファラル採用（社員・内定者紹介）は採用単価が最も低く（1万〜5万円/人程度）、ミスマッチも起きにくい手法です。計画未達時だけでなく、平常時からリファラルの仕組みを整えておくことを推奨します。

リファラル採用を活性化するための施策：

紹介報酬（3万〜10万円）の設定・周知
紹介してほしい人物像を社員に具体的に伝える
採用成功事例（紹介→入社→活躍）を社内でシェアする

リカバリー③｜二次募集・追加媒体の投入で母集団を拡大する

一次選考で採用人数が不足した場合は、媒体の追加・掲載内容の改善・スカウト送信の強化で母集団を増やします。

状況	推奨するリカバリー手法	期待効果
応募数が少ない	スカウト型媒体の追加・エージェント活用	母集団を能動的に増やせる
面接来場率が低い	連絡方法の改善（電話→SMS→メール順）・会場の変更	来場率10〜20%改善が見込める
内定承諾率が低い	オファー面談の実施・条件の見直し・他社の魅力との差別化	承諾率5〜15%向上の余地がある
全体的に採用が滞る	採用代行（RPO）の活用・採用コンサルへの相談	プロのリソースで採用力を補強できる

よくある質問（FAQ）

Q. 採用人数の決め方で最初にすることは何ですか？: A. 最初は事業計画の確認と経営陣との認識統一です。「3〜5年後にどんな組織規模を目指すか」という方向性が固まってから、現状の人員構成・離職率を加味して逆算します。感覚で人数を決めると、採用後に「採りすぎた」「足りなかった」が必ず起きます。
Q. 要員計画と人員計画はどう違いますか？: A. 要員計画は「会社全体として何人必要か」というマクロ視点の計画で、経営陣が策定します。人員計画は「どの部署に・いつ・何人・どんなスキルの人を配置するか」というミクロ視点の計画です。採用人数の決定は、要員計画を受けた人員計画の詳細化として行います。
Q. 採用人数を増やしたい場合、まず何を確認すればいいですか？: A. まず現状の採用単価と採用予算を確認してください。採用人数を増やすためには、必要な予算（採用人数×採用単価）を確保することが前提です。次に、応募〜採用の各段階の歩留まりを計算し、どのフェーズに課題があるかを特定します。
Q. 採用計画が毎年未達になるのはなぜですか？: A. 主な原因は3つです。①採用人数の根拠が薄く実現可能性が低い、②応募〜採用の歩留まり逆算をしていない、③採用活動の振り返りが不十分でPDCAが回っていない。この3点を改善するだけで、計画達成率は大きく改善します。
Q. 採用人数が計画より少なかった場合はどうすればいいですか？: A. 3つのリカバリー手法があります。①面接辞退者・選考辞退者への再アプローチ、②内定者・在職者からのリファラル採用、③二次募集・追加媒体の投入です。計画未達は採用開始後2〜3ヶ月で検知し、早期に手を打つことが重要です。
Q. 中小企業で採用人数を増やすにはどうすればいいですか？: A. 採用代行（RPO）の活用が有効です。人事専任者がいない中小企業でも、月額30万〜70万円程度で採用業務の大部分を外注でき、母集団形成・スカウト・応募者対応まで一括して任せられます。採用にかけるリソースが足りない場合に特に効果的です。
Q. リファラル採用を活性化するにはどうすればいいですか？: A. 紹介報酬（3万〜10万円）の設定・周知、紹介してほしい人物像の具体的な共有、採用成功事例の社内シェアの3点が有効です。社員が「誰を紹介すればいいか」を明確にイメージできる状態を作ることがリファラル活性化のポイントです。

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まとめ：採用人数は「感覚」ではなく「構造的な計算」で決める

採用人数の決め方は、事業計画・人員計画・歩留まり逆算・採用単価計算の4要素を組み合わせた構造的なアプローチが必要です。

要員計画（マクロ）と人員計画（ミクロ）を区別して策定する
中期ニーズ（3〜5年）と短期ニーズ（即戦力・欠員補充）を分けて考える
採用人数決定の5ステップ：事業計画確認→現状把握→課題洗い出し→予算設計→部署別詳細化
応募〜採用の歩留まり逆算で「何人応募が必要か」まで計算する
KPI管理と定期振り返りで計画の精度を継続的に高める
計画未達時は早期に3つのリカバリー手法（再アプローチ・リファラル・追加募集）を実行する

採用人数の根拠を明確にすることは、採用コストの最適化だけでなく、組織全体のパフォーマンス向上に直結します。まずは今期の採用計画を5ステップで見直すところから始めてみてください。

採用人数の正しい決め方を検討する前に確認したい実務ポイント

採用人数の正しい決め方とは、採用・人事労務の目的に対して、対象者、費用、運用方法、法令面の注意点を整理しながら進めるための判断テーマです。

採用人数の正しい決め方を判断する時は、サービス名や制度名だけでなく、採用目的、対象職種、運用担当、費用対効果、応募者対応までまとめて確認することが重要です。

筆者は採用支援・人事労務領域の記事を複数年にわたり調査し、求人媒体、採用管理システム、人事制度、労務管理の比較情報を整理してきました。筆者の確認では、実際に成果が出る企業ほど「導入前の目的」と「導入後の運用」を分けています。現場で見落とされやすい論点も、経験上、先に表で確認しておくと判断しやすくなります。

確認項目	見るべきポイント	見落とすと起きやすいこと
目的	応募数、質、定着率、工数削減のどれを優先するか	施策の成功基準が曖昧になる
対象	新卒、中途、アルバイト、派遣など対象者を分ける	求人文や選考フローが合わなくなる
費用	初期費用、月額費用、成果報酬、運用工数を確認する	採用単価を正しく比較できない
運用	誰が更新し、誰が応募者対応するかを決める	掲載後に放置され、成果が落ちる
法令	労働条件、個人情報、公正採用の観点を確認する	求人票や選考対応でトラブルになる