労働生産性の向上や採用力強化といった面が強調されがちなテレワークですが、一方で、これまでの組織管理方法では対応し辛いという側面もあります。
テレワークの需要が高まるにつれ、企業には従業員の勤務状況を遠隔で適切に管理する体制が求められています。
そこで今回の記事では、テレワークで従業員の労務状況を管理することの難しさや課題を説明した上で、導入におけるポイントや課題解決のためのツールなどを紹介します。
テレワーク制度とは？通常勤務、在宅勤務との違い
テレワーク制度とは“tele（離れた）”と“work（働く）”からなる造語で、情報通信技術（ICT）を活かし、時間や場所の制約をなくした柔軟な働き方のことです。
また、そのような働き方をする人をテレワーカーといい、自身が主体的に選んだ勤務形態とすることで、仕事の効率化と、自身のワークライフバランス向上の両方を目指せます。企業にとっても、幅広い人材を労働力として得られ、時間を有効に使った、生産性の高い働きが見込まれるなど、多くのメリットがあります。
対して在宅勤務とは、自宅で仕事をすることを意味しており、ネット環境のある場所でPCを用いてを利用することで働くスタイルであり、就業場所は自宅での作業がほとんどです。
テレワークとの違いで言うと、テレワークはICT（情報通信技術）を利用して、会社以外の場所から働くこと全般をさしています。
会社から離れた場所で自宅やそれ以外の場所(カフェ、図書館、野外など)から仕事することを指し、在宅勤務はテレワークの1つの形態であり、テレワークは在宅勤務よりも広い概念です。
また通常勤務とは、本社や支社などの営業拠点となるオフィスに通勤することです。従業員は基本的に通常勤務をすることが多いでしょう。
人によっては勤務地から離れた場所に住んでいて、通勤に時間がかかるケースもあります。通勤時間が長いほど負担が重くなり、日常生活や業務に支障が出る可能性が高いです。
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テレワークのデメリット、勤怠管理の課題点
では、ここからはテレワークのデメリットを紹介します。
- コミュニケーション不足に陥る
- 労働時間が長くなる可能性がある
- 休憩時間、残業時間など勤怠管理が煩雑になる
テレワークのデメリット①コミュニケーション不足に陥る
テレワークの拡大により従業員同士が顔を合わせる機会が減ることで、コミュニケーションの頻度が減り、チームワークに支障をきたしてしまうことがあります。
テレワークを導入すると、飲み会やイベントなどの機会も少なくなり、結果的にコミュニケーション不足に陥る可能性があります。
テレワークのデメリット②労働時間が長くなる可能性がある
テレワークに関する調査2020によると、テレワークにより通常勤務よりも長時間労働になったと回答した人の割合が半数超（51.5%）という結果もでています。
「よくあった」が9.8％、「ときどきあった」が22.9％、「まれにあった」が18.8％と、半数以上の人がテレワークによる長時間労働を経験しています。
そして「テレワークで、残業代支払い対象の時間外・休日労働を行うことがあった」という人が全体で38.1%、10代・20代では51.6%と半数を超える結果となっており、若い層ほど仕事とプライベートの境界が曖昧になりがちな傾向がみられています。
テレワークのデメリット③休憩時間、残業時間など勤怠管理が煩雑になる
勤怠管理とは、従業員がどれだけ業務を行っていたかを明確にし、管理することを示します。
しかしテレワークの場合は従業員と顔をあわせる事がない為、どれだけの業務を行なっていたかを目で確認することは困難です。
また、いつでもどこでも働ける環境が整う一方で、ビジネスとプライベートの境界が曖昧になりやすいテレワークでは、かえって長時間労働を招く可能性もあります。
就業時間内で高いパフォーマンスを発揮するためには、従来よりも徹底した従業員の管理が求められるでしょう。
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テレワークの勤怠管理法
ここからはテレワークの勤怠管理法を2つ解説します。
- 就業規則の見直しを行う
- 勤怠管理ツールを使用する
テレワークの勤怠管理法①：就業規則の見直しを行う
テレワークの勤怠管理において、まずは就業規則の見直しを行うことがおすすめです。制度を導入する前の労働時間や給与、福利厚生はオフラインを前提とした規則が多く、オンラインが中心のテレワークにおいては適切ではない規則も存在します。
まずは自社の勤怠管理や就業規則を見直し、テレワークに最適化された見直しを行いましょう。
テレワークの勤怠管理法②：勤怠管理ツールを使用する
テレワークの勤怠管理において、最近では多くの企業で勤怠管理ツールが導入されています。
多くの勤怠管理ツールから自社にあったものを見つけましょう。
ポイントとしては出退勤時間を正確に記録・管理できる、作業進捗を記録できる、各種申請に対応している等のポイントが重要です。
テレワークにおける勤怠管理ツールの選び方
テレワークを実施するにあたり勤怠管理ツールは非常に重要です。
そのツールがうまく活用することができなければ、管理が難しくなってしまいます。
ここからは勤怠管理ツールの正しい選び方を３つ解説します。
- 給与システムと連携できる
- 作業内容が記録できる
- 勤務時間の記録ができる
給与システムと連携できる
1つ目は給与システムと連携できることです。
勤怠管理ツールを導入したとしても、そのデータが給与システムと連携していなければ、二重に手間がかかってしまい、余計なコストがかかってしまいます。
勤怠管理ツールを導入する際は、まず最初に給与システムとの相性を確認しましょう。
作業内容が記録できる
2つ目は作業内容が記録できることです。
テレワークを実施すると従業員の作業内容が分からないため、動向を把握できるツールの導入をおすすめします。
営業職にはGPS機能がついているなど、部署ごとで最適なツールがあるので、自社にあったツールを見つけるようにしましょう。
勤務時間の記録ができる
3つ目は勤務時間の記録ができることです。
まず最低限の機能として、従業員の勤務時間を正確に記録できる機能は必須です。
テレワークは業務の中断や席はずしの記録が難しいため、勤務時間の正確な記録はツールの性能に任せましょう。
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テレワークにおすすめの勤怠管理ツール
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、日々の勤怠管理のミスを減らしつつ効率化するクラウド型勤怠管理システムです。
これまで、タイムカードによる打刻ミスや不正打刻の対応、勤怠の集計や給与との連携にかかる膨大な作業量に悩まされていた企業は、勤怠管理システムを導入することで問題を解消できるでしょう。
マネーフォワード クラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠とは、さまざまな勤務・雇用形態の企業に対応ができるクラウド勤怠システムです。 打刻集計や休暇申請などの勤怠管理ができるだけではなく、各企業の事情に合わせて細かく設定できる点が特徴です。
HRMOS勤怠 by IEYASU
HRMOS勤怠 by IEYASUは、人事労務の専門ノウハウが詰まったクラウド勤怠管理システムで、登録社数30,000社を突破しています。
様々な打刻方法や複雑な勤怠集計に対応できることはもちろん、申請承認、アラート、労基法対応の残業管理レポートなど、必要な機能を精査したシンプルで使いやすいシステムになっており、ダイヤモンド社の調査ではユーザー評価ランキング第１位という評価になっています。
まとめ：テレワークの勤怠管理と採用活動を両立する
テレワークにおける勤怠管理について解説しました。テレワークにおける勤怠管理ではツールや制度の新たな導入が不可欠になり、その都度対応に迫られます。社内制度を担当されている方の中には、採用活動と並行しながら業務に臨まれている方も多いのではないでしょうか。
