オフィス環境は従業員一人一人の生産性を上げるうえで大変重要な問題です。
日本建築学会にて 2014年に発表された論文では、オフィス環境が従業員に及ぼす影響について調査した結果、環境設備の改善によって「知的生産性の向上」「業務へのモチベーション向上」といった効果が見込まれることが報告されています。
オフィス環境を改善・向上させる必要性
まず、なぜオフィス環境の改善が必要なのかを簡単に解説していきます。
従業員の2人に1人がストレスを感じている
従業員のストレスは業務の生産性に大きく影響します。
下記の表を見て分かる通り、ストレスの多い日本人の生産性は世界各国と比べてみても、かなり低いレベルになっています。
さらに厚生労働省が発表した、平成29年労働安全衛生調査では職場でストレスとなっている事があると答えた労働者は58.3%と、過半数の従業員がストレスを抱えながら業務を行っています。
この結果を見ても日本人の半分が意識的、無意識問わずストレスを感じており、それが原因で生産性が下がっていることが見て取れます。
日本の労働災害の増加
1900年代から労働災害の発生件数は下がってきているものの、2000年代から少しづつ増え続け、2020年は1998年とほぼ同数の発生数にまで伸びてきています。
これは働き方改革を推進している現代の日本では異常な数値であり、もう一度従業員の働き方を見直さなければいけません。
ストレスを感じやすいオフィス環境の改善
ここでいうストレスの感じやすいオフィスとは、下記の3点に当てはまったオフィスです。
- スペースを区切る
- 圧迫感や緊張感を感じさせない配置
- 静かすぎない社内
スペースを区切る
オフィス内では従業員同士の会話、キーボードを叩く音、電話の着信音などの雑音が常にどこかで聞こえています。
これでは集中したい人や、休憩したい人の切り替えができず、常に目的とは違う精神状態になってしまい、強いストレスを感じ続けてしまいます。
オフィスはその状況や用途によって環境を区切らなければいけません。
圧迫感や緊張感を感じさせない配置
オフィス内の人員の配置にも気をつけなければいけません。
常に上司や目上の人がすぐそばにいることは部下にとっては大きなストレスになります。少しの雑談もできず、会話には必要以上に気を使わなければならない状況は、従業員にとっては最悪の環境です。
このことを考慮して、適度な雑談もできるような人員を配置し、人間関係などの相性にも気をつけながら調整しましょう。
静かすぎない社内
雑音が多すぎる環境も悪いですが、静かすぎる社内も考えものです。
なぜなら、社内が静かすぎると一言一言が社内に響き渡って気軽に質問や報告ができません。
従業員全員に会話を聞かれていると思うと「深く考えた言葉でないとダメなんだ」と聞くことをやめてしまい、そのせいで業務にミスが出るという悪循環に陥ります。
オフィス環境の改善・向上の具体的なアイデア
ここからは具体的なオフィス環境改善のアイデアを紹介します。
明日にでもできる施策があれば、随時取り掛かっていきましょう。
- 休憩スペースの確保
- 照明の調節
- グッズやアイテムを導入する
オフィス環境の改善・向上の具体的なアイデア①休憩スペースの確保
まずは休憩スペースの確保をしましょう。
パーテーションなどで簡易的に区切るのもいいですし、フロアを分けるのも効果的です。
とにかく、集中する場所とリラックスする場所を分けて、仕事のON・OFFを分けてあげましょう。
そうすることで、業務中の集中力があがり生産性が大幅に向上します。
オフィス環境の改善・向上の具体的なアイデア②照明の調節
次に照明の調節です。
照明も上記のスペース確保と同様に集中する場所と休憩する場所の光を調節してあげましょう。
例えば、集中して作業してほしいオフィスでは太陽光のような明るい色合いにし、リラックスさせたい休憩スペースではオレンジ色の優しい光にしましょう。
照明1つでオフィスの雰囲気や生産性が大きく変わってきます。
オフィス環境の改善・向上の具体的なアイデア③グッズやアイテムを導入する
さらに従業員の生産性を上げたいと考えるなら、オフィスアイテムやグッズを取り入れましょう。
近年のオフィスアイテムはリモートワークに対応できるように様々な場所や設定で快適に業務が行えるように開発されているので、オフィスに取り入れるとさらに効率的に生産性を向上できます。
ネット通販などで簡単に手に入れることができますので、気になった方はぜひ検討してみて下さい。
オフィス環境を改善するグッズやアイテム
ここからはオフィス環境を改善するグッズやアイテムを紹介します。
- スピーカー
- 観葉植物
- 飲み物やお菓子
スピーカー
1つ目はスピーカーです。
業務中に洋楽やクラシック、自然音などを流すことで、社員の生産性が向上します。
工場で音楽を流した際に生産性が上がったという実験結果もあります。
工場でのオフィス音楽を使った生産性向上の事例
また、静かすぎることにならず、適度に音楽が流れることで報告や連絡などをしやすいオフィスになります。
観葉植物
2つ目は観葉植物です。
観葉植物を置くことで、全体的に緑色が増えます。
緑色はリラックス効果があるとされており、従業員の気持ちも向上します。
また、眼精疲労の緩和や空気清浄の効果もあります。
飲み物やお菓子
3つ目は飲み物やお菓子です。
従業員が休憩を行う際にコンビニや自動販売機に行くことで、集中力が切れてしまったり、勤怠管理が難しくなる可能性があります。
そのためオフィスに飲み物やお菓子を置くことで、そういったデメリットを解消できます。
オフィス環境改善・向上のポイント
ここまでオフィス環境の改善ポイントを解説してきましたが、最も意識してほしいのが従業員のことを考えながらあらゆる施策を行って欲しいということです。
オフィスの環境を整えていくうちに、経営陣の自己満足になってしまうことが多々あります。そうなってしまってはオフィス環境を整えることの本質を見失っているといってもいいでしょう。
- ストレスを感じさせない環境づくり
- 従業員同士の意思疎通を重視
- 他の会社を真似る
ストレスを感じさせない環境づくり
ストレスを感じさせないオフィス環境を考えるときに最も大切なのが「業務以外でのストレスをなくす」ということです。基本的に業務上のストレスというものは基本的に取り除くことはできません。
業務上のストレスは、業務を通じて解決することが望ましく、それが生産性や業務効率化するにあたって健全な行為と言えるでしょう。
ここでの「ストレスを感じさせない」というのは、業務に関係ない外部の影響で従業員にストレスを感じさせることを言います。
この無駄なストレスは徹底的に排除しましょう。
従業員同士の意思疎通を重視
従業員がストレスを感じる1番の要因はやはり「コミュニケーション」でしょう。
業務の中で必須になることはもちろん、人間関係の構築の際にも必ず必要になってきます。そこで従業員同士のコミュニケーションが阻害されるような環境やルールは、直接業務に影響してきます。
つまり、従業員同士のコミュニケーションはオフィス環境を改善したい企業の最重要課題といってもいいでしょう。
他の会社を真似る
ここまでオフィス環境の改善に早急に取り組むべきということを主張してきましたが、まずどこから手をつければいいか分からない人がほとんどでしょう。
そんな企業はまず他社を参考にしましょう。業種が違ったとしても自社に取り入れればすぐにでも改善できる点は多いと思います。
また転職してきた中途社員に前社のことを聞いてみるのもいいでしょう。
まとめ：オフィス環境の改善は生産性の向上につながる
ここまでオフィス環境の改善方法について解説してきましたが、いくら従業員の働く環境を改善しても転職が当たり前になっている時代の流れには勝てません。
つまり、今の時代は離職率を下げることよりも、さらに採用に力を入れて会社の新陳代謝を上げることが今の時代にあった成長戦略です。
ですが、それはどの企業も考えていることであり人材を企業が取り合っている状況です。
